De nachtmerrie van elke ondernemer: factuurfraude

Simpel gezegd is het wanneer iemand u misleidt om te betalen voor iets dat u niet verschuldigd bent. Dit kunnen valse facturen zijn, opgeblazen prijzen of zelfs dubbele kosten. Het slechte nieuws is dat factuurfraude verrassend vaak voorkomt. Volgens de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) maakt factuur- of factureringsfraude 20 procent uit van alle gevallen van bedrijfsfraude, wat een bedrijf maandelijks gemiddeld zo'n $4.200 kost. Vooral voor kleine bedrijven kan dat een vernietigende klap zijn. Mkb-bedrijven lopen ook twee keer zoveel kans om het doelwit te worden van factuurfraude.

Fraudeurs zijn voortdurend op zoek naar nieuwe manieren om bij uw geld te komen. En met alle aandacht voor technologie en cybercriminaliteit kan het makkelijk zijn om zoiets alledaags als een factuur over het hoofd te zien, vooral voor tijdgebrekige, multitaskende bedrijfseigenaren. Hier zijn enkele van de meest voorkomende vormen van factuurfraude waar u op moet letten:

Gelukkig kan factuur- of factureringsfraude vaak worden ontdekt als u weet waar u op moet letten. Enkele rode vlaggen waar u op moet letten zijn: 

Ongebruikelijke factuurpatronen - Let op veranderingen in factuurbedragen of betalingstermijnen, want het kan zijn dat iemand probeert de kosten op te drijven. U kunt bijvoorbeeld een plotselinge stijging zien in de prijs van een regelmatige dienst of een verandering in het aantal van iets dat u consequent bestelt. En als een leverancier met een betalingstermijn van 30 dagen plotseling vraagt om onmiddellijke betaling, onderzoek dit dan verder.

Verder lezen over security: 'Wat te doen bij phishing in uw bedrijf?'

Gebrek aan bewijsstukken - Vraag altijd om gedetailleerde ontvangstbewijzen of bewijs van levering. Ontbrekend papierwerk zou een alarmbel moeten doen rinkelen. Dit kan van alles zijn, van ontbrekende gespecificeerde lijsten op de factuur tot het ontbreken van ontvangstbewijzen of leveringsbevestigingen voor fysieke goederen.

Verdacht gedrag bij leveranciers - Wees voorzichtig als een nieuwe leverancier of verkoper beperkte contactinformatie of weinig online aanwezigheid heeft. Als ze bijvoorbeeld een algemeen e-mailadres hebben en een telefoonnummer dat rechtstreeks naar de voicemail gaat, is dat reden tot bezorgdheid. Wees ook op uw hoede voor leveranciers die u onder druk zetten om onmiddellijke betalingen te doen of die ongewoon grote kortingen aanbieden. 

Factuurfraude kan een aanzienlijk effect hebben op uw bedrijf. Mogelijke gevolgen zijn onder andere:

Financiële verliezen - Valse facturen kunnen uw cashflow aantasten, u laten worstelen om aan uw financiële verplichtingen te voldoen, uw winst uithollen en groei belemmeren. Eén grote valse factuur kan ernstige gevolgen hebben voor een KMO en uw vermogen om werknemers, leveranciers en andere schuldeisers te betalen aantasten. 

Beschadigde relaties - Het onderzoeken van een mogelijk valse factuur kan spanning en wantrouwen veroorzaken. Het ten onrechte beschuldigen van een legitieme leverancier kan uw langdurige zakenrelatie schaden. Het intrekken van juridische stappen kan ook tijdrovend en gênant zijn. En zelfs als alles soepel verloopt, kan het toch een schaduw werpen en vragen oproepen over uw financiële controles.

Verminderde efficiëntie - Het afhandelen van de nasleep van factuurfraude kan een aanzienlijk beslag leggen op uw middelen. Het onderzoeken van verdachte facturen en het mogelijk wijzigen van leveranciersrelaties nemen allemaal tijd en moeite weg van uw kernactiviteiten.

Genoeg geleerd over factuurfraude en klaar om in actie te komen? Lees dan wat u kunt doen om uw bedrijf te beschermen.