Blog #1: "Ben jij digitaal fit?"

“De coronacrisis is qua denktijd het mooiste wat me ooit is overkomen. In mijn werk heb ik een totale krimp ervaren van fysieke bijeenkomsten. Er was even helemaal niets en een groot deel van mijn inkomsten droogde op. Een deel ging hybride, waardoor je soms vanuit een huiskamer of studio met 1000 mensen praatte of via Teams met kleinere groepen.  

Ik heb in die tijd nog meer ontdekt wat er mis is in de wereld van werk. Ons werk is stuk. En ik heb een oplossing bedacht die invloed heeft op het dagelijks leven van 4 tot 5 miljoen Nederlanders: digitale fitheid. 

Dit is wat er nu gebeurt: de woorden digi, web, tech, cyber, ict en it worden door Jan en alleman volstrekt willekeurig door elkaar heen gebruikt, gelardeerd met begrippen als AR, blockchain en big data. Wat er mist, is taal en helderheid: waar gaat het nu eigenlijk om bij digitale transformatie en digitalisering?

Als je kenniswerk doet (dit geldt voor 4 tot 5 miljoen mensen) en als je mentaal fit wilt blijven, dan moet je tegenwoordig ook digitaal fit zijn. En bijna niemand is dat. Robots en automatisering zouden ervoor zorgen dat we minder zouden werken? We zijn drukker dan ooit en krijgen niets meer gedaan. In digitale vaardigheden hebben mensen meestal niet zo’n zin, maar digitaal fit zijn wil iedereen. 

Zo weet ik door die denktijd nu zeker: we moeten voor een groot deel stoppen met documenten, email en vergaderen. Op die pijlers drijven veel organisaties. Ze maken ons gek, het is niet goed voor onze stresslevels. We worden gek van interrupties: absoluut de killer waardoor we ons werk niet meer gedaan krijgen. 

Ik ben wat dat betreft een nieuw woord tegengekomen: attention residu. Dat gebeurt vooral tijdens calls: er blijft een stuk van voorgaande gesprekken hangen, inclusief de emoties daarbij. Dat neem je mee naar volgende gesprekken en zorgt ervoor dat je niet alles meekrijgt. Een micromanager die zijn personeel twintig keer per dag stoort met een appje, email of slack-bericht, veroorzaakt afleiding, mede door zijn functie. Het is je baas, dus misschien is het belangrijk. Ook zorgt het voor residu waardoor je je werk niet af krijgt. Want daar is aandacht en focus voor nodig.

Email speelt ook een belangrijke rol bij het veroorzaken van stress. Stel je wilt een paar dagen rust. De meesten zetten dan hun out of office aan. Maar dat zorgt ervoor dat er van alles over de schutting wordt gegooid dat op je ligt te wachten als je weer aan het werk gaat. Beter is het om de mails die je worden gestuurd te (laten) vernietigen. Het berichtje terug is dan: ‘deze mail is vernietigd, je kunt me over vier dagen weer mailen’. Ik las dit in het boek A world without email dat dit voorjaar in het Nederlands uitkomt met de titel Bevrijd.

Er zijn hele volksstammen die denken dat emailen en werken hetzelfde is. We gebruiken onze computer als een moderne typemachine. Mensen vergeten bij vergaderingen en Teams-sessies dat het gaat om de liquiditeit van informatie. Informatie die nu vaak is weggestopt in ouwe sokken in de vorm van documenten, mappen en sub-mappen. En daardoor veel te traag beschikbaar is.

Er gaat enorm veel mentale ruimte, tijd en slagkracht verloren doordat we niet uit computers halen wat erin zit. Daar ligt de sleutel naar digitale fitheid. En daarmee naar mentale fitheid. De oplossing zit in tijd. Veel minder tijd dan ik nodig had om tot dit inzicht te komen."

Martijn Aslander (foto: Mirjam van der Linden) is oprichter van digitalefitheid.nl.