Een digitale werkplek die staat als een huis

Het nieuwe werken dat de Klokgroep in 2017 introduceerde, was letterlijk een manier om door de eigen hokjes heen te breken, zegt Joris Geutjes. Hij is verantwoordelijk voor het it-infrabeheer bij het Nijmeegse bouwbedrijf. Aanleiding destijds was de samenvoeging van twee kantoorlocaties. Van kleine kamers naar een lichte, open ruimte met flexibele vergaderplekken. Geutjes: “In het nieuwe pand konden we gelijk een nieuwe manier van werken introduceren.”

De bouw is een van oudsher tamelijk conservatieve sector, erkent hij. Hoewel stijgende huizenprijzen een andere indruk wekken, zijn de marges smal. Als de verkeerde materialen op het verkeerde moment op de bouwplaats arriveren door slechte onderlinge communicatie ontstaan faalkosten. En dan blijft er minder over onder aan de streep. 

“Beter communiceren, betere bereikbaarheid en overal kunnen werken zijn de sleutel tot het nieuwe werken,” zegt Geutjes. Vaste werkplekken werden flexibel en er werd meer ingezet op thuiswerken. Ook werd gestart met projectmatig werken. Hiervoor werd advies ingewonnen bij Vodafone Business voor zowel met connectiviteitsoplossingen als de implementatie van Microsoft Office 365. “Het ging ons om het hele traject van de digitale werkplek: van het juiste netwerk tot praktisch gebruik van bijvoorbeeld mail en telefoon. Op zowel de bouwplaatsen als de kantoren.”

Geutjes is enthousiast over de transitie. “We zijn echt aan de hand meegenomen. Met trainingen en advies. Om de bereikbaarheid te verbeteren, kregen we Skype for Business waar we nu overstappen op Microsoft Teams.” Op kantoor konden de medewerkers daardoor flexibeler gaan werken. Op de bouwplaats namen de faalkosten af. 

Ook de tijdelijke kantoorvoorzieningen voldoen aan de hoge bereikbaarheids- en connectiviteitseisen die ze bij de Klokgroep stellen, aldus Geutjes. “Wij zitten soms wel twee jaar op een bouwplaats. Dan heb je kantoorvoorzieningen ter plaatse nodig die, hoewel tijdelijk, volledige geïntegreerd werken met de vaste onderdelen van het bedrijf.”

Via de interne opleiding ‘KlokSchool’ helpt de ict-afdeling medewerkers omgaan met nieuwe software. Hoewel de adaptatie bij de jongere medewerkers ‘vrijwel vanzelf’ gaat, moet de oudere garde soms nog een stukje op weg worden geholpen. Interne ambassadeurs fungeren als vraagbaak en voorbeeld voor de rest. Geutjes: “Soms zit adaptatie in simpele dingen. Iedereen mag bij ons een eigen headset uitzoeken. Zo betrek je mensen bij veranderingen.”

Drie jaar later staat de digitale werkplek van de Klokgroep als een huis. Het doel om papierloos te werken, is grotendeels gerealiseerd. Dankzij een via de cloud gedeeld document management systeem zijn de meest actuele bouwtekeningen voor alle betrokkenen direct beschikbaar. De tijd van enorme A0 tekeningen is voorbij. 

Tijdens de afgelopen thuiswerkperiode bleek het systeem robuust. Op het her en der bijplaatsen van grote schermen na zijn alle aanpassingen eigenlijk naadloos verlopen. “We hebben hier en daar een paar extra licenties moeten aanvragen maar dat was een kwestie van het zetten van een vinkje.”

Geutjes legt uit dat de Klokgroep naast grote, zakelijke klanten ook veel particulieren bedient: de doorsnee Nederlandse huizenkoper. Hoewel in deze tijd van krapte op de woningmarkt voor elke nieuwe woning rijen gegadigden zijn, wil de onderneming juist voor deze groep de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren. “Wij spiegelen ons qua klantreis aan bedrijven als Coolblue. Het moet voor de gemiddelde huizenkoper net zo makkelijk zijn om bij ons meerwerk door te geven, een andere badkamer of extra dakkapel.” Die betere dienstverlening biedt ook voordeel voor de bouwer. Juist meerwerk biedt bij een standaardwoning extra marge. “En als je die beloftes ook waarmaakt, dan kun je blijven groeien.”

* Dit artikel werd eerder gepubliceerd op NRC.nl.