Zo stelt u richtlijnen op voor hybride werken – met sjabloon

Veel bedrijven hebben de afgelopen jaren hybride en remote werken omarmd om ervoor te zorgen dat hun werknemers productief blijven. Dit is een hele verandering is ten opzichte van hoe veel bedrijven gewend waren te werken tot Covid. Het is belangrijk om richtlijnen op te stellen. Maar wat moet er in staan? Heeft u hulp nodig bij het opstellen van uw richtlijnen? Scroll naar beneden en download ons sjabloon met richtlijnen voor hybride en telewerken om aan de slag te gaan. Pas de details aan zodat ze bij uw bedrijf passen en u kunt deze week nog uw richtlijnen aan uw team doorgeven.

Bij hybride werken - bijvoorbeeld voor een bedrijf met een kantoor - spreekt u met al het personeel af dat ze een paar dagen per week gedeeltelijk op afstand of thuis werken en de rest van de week gedeeltelijk op kantoor.

Steeds meer bedrijven kiezen voor hybride werkmodellen om werknemers meer flexibiliteit en autonomie te bieden. Met hybride werken kunnen werknemers het type werkomgeving kiezen dat het beste bij hun behoeften past. Dit kan een grote stimulans zijn voor het moreel en de tevredenheid van werknemers en het helpt de kosten voor bedrijven te verlagen doordat er geen traditionele kantoorruimte meer nodig is. Met een uitgebreide set richtlijnen kunnen bedrijven van hybride werken een succes maken en de vruchten plukken van een flexibelere en kosteneffectievere werkomgeving.

Lees ook: 'Dit zijn de 6 beste online samenwerkingstools voor 2025'

• Hybride werken - een combinatie van werken op afstand en op kantoor, waardoor meer flexibiliteit en een balans tussen thuis- en kantoorwerk mogelijk is.
• Werken op afstand/remote - stelt werknemers in staat om thuis of op een andere locatie op afstand te werken, voor meer gemak en flexibiliteit.
• Flexibel werken - werknemers hun eigen werktijden of -patronen laten kiezen, waardoor ze meer autonomie en controle over hun werk-privé balans krijgen.
• Deeltijd werken - minder dan 5 dagen of 40 uur per week werken.
• Job sharing - 2 werknemers een rol laten delen.
• Gecomprimeerde werkweken - bijvoorbeeld een standaard aantal uren werken, maar gecomprimeerd in 4 dagen in plaats van 5.
• 'Staggered’ (gespreide) werktijden - waarbij werknemers hun eigen begin- en eindtijden kiezen uit een door het bedrijf vastgestelde lijst met opties.
  

Elk bedrijf heeft andere vaardigheden, rollen en werkpraktijken nodig, afhankelijk van de aard van de diensten die u levert. Om de juiste balans te vinden tussen werken op kantoor en werken op afstand, moet u kijken naar de standaardwerkwijzen van uw bedrijf, het soort werk dat wordt uitgevoerd en de meest effectieve manier om dit te doen. Dit kan een belangrijke strategische oefening zijn voor uw bedrijf, die u helpt uw activiteiten opnieuw te definiëren en te stroomlijnen. Laten we het hebben over enkele van de belangrijkste overwegingen om u te helpen de juiste balans te vinden: 

1. Hoeveel dagen op kantoor & hoe bepaalt u wanneer? - Veel bedrijven hebben besloten dat het essentieel is voor hun werknemers om elke week minimaal twee dagen op kantoor te zijn, zodat ze een persoonlijke band kunnen onderhouden en persoonlijk met hun collega's kunnen samenwerken. Dit is misschien niet geschikt voor uw bedrijf, dus overweeg alle alternatieven.

Interessante video over dit onderwerp: 'Techsplainer video: hybride werken lessen van VodafoneZiggo'

2. Tijd reserveren voor de lunchpauze - De lunchpauze is een essentieel onderdeel van de werkdag. Bedrijven die gelukkige, productieve werknemers willen, moedigen hun werknemers over het algemeen aan om hun lunchpauze op een herstellende manier te gebruiken, zoals een wandeling maken, een voedzame maaltijd eten of een hobby uitoefenen. Multitasken tijdens de lunchpauze wordt ontmoedigd, net als eten aan uw bureau. Het is ook belangrijk om van werknemers te verwachten dat ze rekening houden met de behoefte van andere collega's om hun lunchpauze te nemen. 

3. Aan- en afmeldtijden en -procedures - Veel bedrijven maken hun aan- en afmeldtijden flexibel, afhankelijk van wat het beste werkt voor de individuele werknemer en het bedrijf. In dit model geven werknemers aan hun manager door welke aan- en afmeldtijden ze verkiezen en welke wijzigingen ze daarin aanbrengen. Deze tijden worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat werknemers de afgesproken uren werken en de nodige pauzes nemen. 

Maak werk van hybride werken: 'E-book hybride werken: vrijheid en productiviteit gaan hand in hand'

4. Aanvragen van verlof - Stel een beleid op voor het aanvragen en bijhouden van verlof. Zorg ervoor dat het beleid voorziet in een manier om aanvragen goed of af te keuren en een manier om ervoor te zorgen dat het beleid wordt gevolgd. Dit zal ervoor zorgen dat iedereen de nodige vrije tijd opneemt, zonder overlapping.

5. Tools en technologie - Een van de belangrijkste aspecten van het opstellen van richtlijnen voor hybride werken en werken op afstand is ervoor te zorgen dat werknemers de benodigde apparatuur en training hebben om hun werk effectief te kunnen doen. Dit houdt ook in dat u ervoor moet zorgen dat werknemers toegang hebben tot de juiste hulpmiddelen en technologie, zoals:

• Instant messaging tools zoals Slack
• Videoconferenties
• Software voor tijdregistratie
• Software voor projectbeheer

Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat werknemers op de hoogte zijn van de beveiligingsprotocollen van het bedrijf en alle andere beleidsregels waaraan ze zich moeten houden, zoals gegevensbescherming en vertrouwelijkheid. 

Verder lezen: 'Hoe goed heeft u thuiswerken geregeld? 7 tips voor verbetering'

De belangrijkste zorg voor elk type bedrijf dat een overeenkomst voor hybride werken wil opstellen, is het creëren van een cultuur van vertrouwen, samenwerking en duidelijke communicatie, ongeacht waar teamleden zich bevinden.  

Tot slot is het belangrijk om ervoor te zorgen dat werknemers toegang hebben tot de nodige middelen en ondersteuning. Denk hierbij aan toegang tot geestelijke gezondheidszorg, mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling en andere middelen die nodig kunnen zijn om zich ondersteund, productief en gemotiveerd te voelen.

Zie hierboven: we hebben een sjabloon gemaakt om u op weg te helpen. Download 'm hier. Houd er rekening mee dat het slechts een sjabloon is waarop u kunt voortbouwen, dus voel u vrij om woorden en secties aan te passen, toe te voegen en te verwijderen om te voldoen aan de behoeften van uw bedrijf.