Lessen uit podcastserie: hoe we hybride werken succesvol maken

In een reeks van twaalf podcasts trokken Jörgen Raymann en Daphne Depassé het land in. Het doel: van ondernemers horen hoe zij omgaan met hybride werken. Het leverde tal van boeiende inzichten, nuttige suggesties en praktische oplossingen op. Dit artikel zet de meest opvallende op een rij.

Eén inzicht wordt algemeen gedeeld, door grote en kleine bedrijven: naast uitdagingen brengt hybride werken ook voordelen met zich mee. Het draagt bij aan een hogere productiviteit, meer betrokkenheid en minder verzuim. Maar het vraagt ook om helder beleid. Belangrijke keuzes voor u als werkgever: wat doen we het best op kantoor en welke werkzaamheden doen we efficiënter vanuit huis? Breng structuur aan in het werkritme en hou dat vast. Mensen hebben meer meetings en daartussenin hebben ze minder tijd om te focussen. Zorg dus ook voor ‘switch-off’ tijd. 

Betrek in ieder geval uw medewerkers bij het formuleren van beleid. Waar heeft men behoefte aan? Maak samen met de ondernemingsraad afspraken over zaken als thuiswerkvergoeding en leaseauto’s. Bespreek wat de concrete verwachtingen zijn ten aanzien van thuiswerken. En de les die het meest genoemd werd in alle podcasts? Creëer digitale koffiemomentjes. Onmisbaar voor contact, plezier, gevoel van verbondenheid — en voor nieuwe initiatieven en ideeën. 

Het kantoor wordt steeds meer een ontmoetingsplek. Uiteraard moet de technologie daarbij goed op orde zijn, stabiel en up-to-date. Veel bedrijven kiezen in hun vergaderruimte voor twee schermen en goede speakers: zo zijn presentaties voor iedereen goed zichtbaar en het werkt nu eenmaal prettiger als u uw gesprekspartner op het scherm in een normaal formaat ziet. Ook flexwerkplekken buiten kantoor raken steeds meer in trek. Een abonnement daarop is steeds vaker onderdeel van het arbeidsvoorwaardenpakket.

En dan die andere belangrijke werkplek: thuis. De inrichting van het thuiskantoor is essentieel voor succesvol hybride werken. Zorg voor een ergonomisch verantwoorde werkplek en goede software, bijvoorbeeld Microsoft Teams. En vergeet ook niet een fijne headset. We brengen veel tijd door achter het scherm en in overleg, dus geluid en licht zijn belangrijke factoren in de werkomgeving. Maatwerk is onvermijdelijk: niet iedereen woont even ruim, er is niet altijd plek voor een compleet bureau. 

Werknemers hebben wettelijk nog geen recht om thuis te werken — wel mogen zij een verzoek daartoe indienen. Een ergonomische werkplek is niet alleen belangrijk om gezondheidsredenen maar ook om aansprakelijkheid te voorkomen. Privacy blijft een gevoelig punt: als werkgever mag u formeel niet bij de mensen thuis controleren. Inventariseer liefst bij aanvang van het thuiswerken de situatie in één keer en maak meteen alles in orde. Tip: laat via de arbodienst een checklist invullen. 

In veel branches stijgt het langdurig ziekteverzuim. Burn-out én bore-out liggen op de loer. Concrete tips: zoek persoonlijk contact, vraag hoe het gaat, en wat eventuele problemen zijn. Creëer variatie: mensen hebben een sterke behoefte om af en toe iets ‘anders’ te doen. En geef voldoende speelruimte: als iemand tussendoor de hond kan uitlaten, kan dat belangrijk bijdragen aan een plezierige werkdag. 

Hybride werken vraagt ook om nieuwe gewoonten. Zo helpt bijvoorbeeld een vaste, gezamenlijke digitale start van de dag om verbinding te creëren en vast te houden. Maak er niet alleen een moment voor planning van, maar geef juist ook ruimte om even bij te praten. En maak afspraken: 'Tijdens een video-overleg houden we standaard onze camera aan'. Of 'We plannen altijd een pauze tussen twee vergaderingen in, zodat iedereen ook in de volgende meeting weer fris is'. Zo creëert u houvast en betrokkenheid voor de huidige medewerkers — en zeker voor nieuwkomers.

Over nieuwkomers gesproken: het aantrekken van talent gebeurt vooral op afstand. Dat werkt sneller en efficiënter, maar het vraagt ook om een andere benadering van de doelgroep. U zult kandidaten anders moeten ‘verleiden’ dan voorheen. Waar bevindt degene die u zoekt zich? Offline, maar ook online. Denk niet alleen aan wat uw bedrijf nodig heeft, maar verplaats u in de persoon die u zoekt. Wat houdt haar bezig? Wat spreekt hem aan? 

Minder face-to-face contact betekent dat u andere momenten en manieren moet vinden om verbinding te maken. Misschien wilt u van jaarlijkse functioneringsgesprekken naar korte voortgangssessies per kwartaal. Uiteraard stimuleert u uw mensen om hun talenten te ontwikkelen. En zo houdt u tegelijk de ‘employability’ van uw mensen op peil. 

Een gezamenlijk feest of een bedrijfsuitje is niet altijd mogelijk. Online alternatieven zijn bijvoorbeeld een pubquiz of andere spelvorm, een escape room of een workshop cocktails maken. Laat een aantrekkelijk pakket met de ingrediënten van tevoren bezorgen. Daarna kan iedereen tegelijk, onder leiding van een professionele bartender, gezellig aan de slag."Het is belangrijker dan ooit dat mensen zich gezien voelen, en gewaardeerd. Besteed er aandacht aan en maak er een persoonlijk gebaar van", aldus Lilian Woltering, trainer Zakelijke Etiquette in een van de laatste podcasts.

Tot slot. Hoe medewerkers reageren op hybride werken verschilt van persoon tot persoon. Een one-size-fits-all-aanpak bestaat dan ook niet. Maar menselijke interactie blijft essentieel. Blijf dus vooral dingen samen doen — ook op afstand.