Vijf stappen om hybride werken tot een blijvend succes te maken

Toen bedrijven vorig jaar in korte tijd hun kantoormedewerkers in staat stelden thuis te werken, leek dat een tijdelijke maatregel. Veel MKB-ondernemers hebben hun aandacht inmiddels verlegd. Hun vraag: hoe kunnen we ook op langere termijn productief en prettig op afstand samenwerken?

Bedrijven hadden aan het begin van de crisis snel de voorzieningen beschikbaar om thuis te werken, te beginnen met een laptop en internetverbinding. Maar voldoen die voorzieningen nog?

• Medewerkers hebben in eerste instantie misschien wel hun eigen persoonlijke laptop of telefoon gebruikt. Het kan de gegevensveiligheid verbeteren als u uw personeel voorziet van professionele apparaten.
• Betere apparatuur kan bijdragen aan het welzijn van de medewerkers: de juiste monitor, muis en een apart toetsenbord helpen uw medewerkers om een prettige thuiswerkplek te creëren die past bij hun individuele behoeften.
• Slechte internetverbinding lijkt in eerste instantie misschien een klein irritatiepuntje, maar na een tijdje kan dit de productiviteit hinderen. Vodafone Business helpt u aan betrouwbare en veilige verbindingen.
• Zorg ervoor dat apparatuur, systemen en verbindingen goed zijn beveiligd tegen cyberdreigingen.
• De beste manier om erachter te komen wat er mist in uw team is door direct met de teamleden te praten. Op deze manier kunt u erachter komen waar behoefte aan is en een plan bedenken om het op te lossen.

Ook is het nu de moeite waard om uw bedrijfsprocessen voor thuiswerken opnieuw te bekijken. Welke functies werken goed? Wat kan er verbeterd worden? Door met medewerkers te praten – denk aan een enquête binnen het hele bedrijf – kunt u meer inzicht krijgen in wat werkt en wat niet. Vraag u daarbij af: is het een communicatieprobleem? Kunnen we de technologie die we hebben op een beter manier gebruiken, of hebben we nieuwe middelen nodig? Zijn er andere manieren waarop we het personeel kunnen ondersteunen bij productiviteit en betrokkenheid?

IT-problemen gaan hoe dan ook vaker voorkomen nu er thuisgewerkt wordt. Hoe kunt u technische ondersteuning op afstand optimaliseren?

• Creëer een aantal informatiebronnen die de meest voorkomende problemen op het gebied van thuiswerken behandelen, als een eerste informatiepunt voor werknemers.
• Ondersteun en moedig personeel aan om problemen zelf aan te pakken door oplossingen uit te leggen.
  
• Probeer een extern hulpprogramma te gebruiken om oplossingen direct toe te passen, als er hulp nodig is van een IT-expert.

Onboarding, oftewel een nieuwe medewerker inwerken, is een uitdaging in een tijd waarin iedereen thuis actief is. Hoewel het moeilijk is wanneer u iemand niet persoonlijk kunt ontmoeten, zijn er manieren om het proces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat teamleden krijgen wat ze nodig hebben:

• Maak een checklist van de belangrijkste benodigdheden, zodat u gemakkelijk kunt controleren wat de nieuwe medewerkers al hebben en wat ze nog nodig hebben.
• Organiseer een 'thuiswerk-introductiesessie' van 30 minuten om nieuwe medewerkers te helpen bij de instellingen en ze door uw systeem te leiden.
• Programma's voor het delen van informatie via een cloud, zoals Microsoft 365, maken het gemakkelijker maken om nieuw personeel naar één specifieke plek te verwijzen voor de informatie die ze nodig hebben. Dat werkt veel efficiënter dan het e-mailen van verschillende bijlagen.
• Zorg ervoor dat u links naar online trainingen voor uw belangrijkste apps verstrekt. De meeste software-aanbieders hebben een schat aan informatiebronnen.
  
  

Kom hier meer te weten over Microsoft 365.

Communicatiemiddelen kunnen krachtig zijn voor zowel samenwerking als voor het behoud van een sterke bedrijfscultuur. Virtuele koffiepauzes, praatjes met mensen van een ander team: het kan allemaal helpen om iedereen positief en betrokken te houden.