Leidinggeven bij thuiswerken: vijf manieren om te managen

De 9-tot-5-kantoorbaan tussen de ochtend- en de avondspits is niet langer zo vanzelfsprekend. Dat betekent dat erkende aanpakken voor leiding geven niet automatisch meer werken zoals ze deden. Aan de hand van vijf aandachtspunten (voortgekomen uit onderzoek van onder meer het Nederlands Instituut voor Psychologen (NIP)) wordt duidelijk hoe huidig en toekomstig leiderschap verschilt van dat wat we op kantoor gewend waren. 

Ga het gesprek aan met werknemers, juist als zij thuiswerken. Het is belangrijk om interesse te tonen in wat zij doen, waar zij mee bezig zijn en welke uitdagingen zij eventueel ervaren. Houd andersom rekening met de privacy van medewerkers, door werk en privé goed van elkaar gescheiden te houden.

Tip: het is verstandig om voldoende te communiceren, en medewerkers de mogelijkheid te bieden te bespreken wat zij belangrijk vinden. Verlaag de drempel om contact op te nemen, zonder medewerkers te verplichten dat daadwerkelijk te doen. Houd bij wie je wanneer spreekt, om inzichtelijk te maken welke werknemers wel of geen contact opnemen.

Tip: kies de juiste vorm van contact, afhankelijk van het onderwerp. Meer gevoelige onderwerpen vragen om persoonlijk contact, terwijl zakelijke of meer afstandelijke thema’s bespreekbaar zijn via e-mail, instant messaging of eventueel telefonisch contact.  

Werknemers hebben veel te winnen op het gebied van vitaliteit, iets dat uiteindelijk de organisatie ook waarde oplevert. Stimuleer aandacht voor de individuele gezondheid, bijvoorbeeld door tijd, capaciteit en mogelijkheden te bieden om te gaan sporten of in ieder geval te bewegen. Minstens zo belangrijk daarbij is de ruimte tot ontspanning, bijvoorbeeld na een periode van (intensieve) inspanning.

Tip: geef als leidinggevende zelf het goede voorbeeld, door transparant te zijn over de inspanningen die je doet om gezonder te leven. Deel ervaringen en zelfs de uitdagingen waar je misschien mee worstelt. Maak het herkenbaar en zichtbaar, zodat werknemers de vrijheid voelen om eigen initiatief te nemen.

Tip: help werknemers met doelen stellen, deadlines te halen en hulp in te roepen als ze dat nodig hebben. Verlaag de ervaren drempel om hierover te spreken, door het zelf bespreekbaar te maken.Let op: voorkom een ervaren verplichting bij werknemers. Houd er rekening mee dat iedereen op zijn of haar eigen niveau kan en wil bewegen en/of sporten. Voorkom onderlinge vergelijking door te veel publieke aandacht. 

Probeer realistisch te zijn over doelstellingen en de benodigde inzet. Houd aan de andere kant rekening met een menselijke benadering en houd het optimistisch. Zie het goede in de inspanning en inzet van werknemers, ook als dat niet (meteen) tot de gewenste resultaten leidt. Benadruk dat wat ze wel voor elkaar krijgen en stimuleer op die manier het vertrouwen in de eigen aanpak.

Tip: communiceer positief over de doelstellingen van de organisatie, de aanpak voor de komende tijd en veranderingen in de werkwijze die er plaatsvinden. Houd er rekening mee dat veranderingen grote impact kunnen hebben op medewerkers, bijvoorbeeld omdat ze voor hen heel plotseling lijken te ontstaan.

Let op: een menselijke benadering biedt ruimte voor realisme en duidelijke doelstellingen. Communiceer hoe de menselijke omgang los kan staan van de focus op doelstellingen die belangrijk zijn voor de organisatie. Vind de balans tussen uitdagingen, motivatie en de menselijke omgang tussen collega’s en met jou als leidinggevende. 

Bied mogelijkheden tot ontwikkeling, juist op de momenten dat er veranderingen plaatsvinden. Houd er rekening mee dat thuiswerken zowel op de organisatie als op individuele medewerkers een grote invloed heeft (gehad). 

Werknemers hebben behoefte aan ontwikkeling op zowel de korte als de lange(re) termijn. Schets ze de toekomst door aan te geven hoe de organisatie de werkrelatie ziet en hoe die er in de toekomst uit zou moeten zien. Houd ondertussen rekening met vaardigheden en competenties die op de korte termijn belangrijk zijn om met de (overgangs)situatie om te kunnen gaan.Tip: koppel medewerkers aan elkaar met een buddysysteem. Sommigen pakken de huidige veranderingen beter op dan anderen en hebben bijvoorbeeld al een goed beeld van waar het in de (nabije) toekomst naartoe gaat. Houd er rekening mee dat werknemers soms meer van elkaar aannemen dan van jou als leidinggevende. 

Let op: maak de mogelijkheden tot ontwikkeling laagdrempelig, maar voorkom dat deze als verplicht aanvoelen. Houd rekening met de ervaren autonomie van werknemers, om er zelf voor te kiezen zich op specifieke vlakken te ontwikkelen. Vroeg of laat wordt ze duidelijk wat er nodig is om met de nieuwe situatie om te gaan, bijvoorbeeld als collega’s nieuwe competenties verkrijgen.