Een virtueel kantoor: de voordelen en de toekomst
De traditionele kantoorruimte, daar zag je ooit eindeloze rijen bureaus en hoorde je het constante geluid van typende toetsenborden en de buzz van vergaderruimtes. Nu kan een kantoor overal zijn.
Het is net een kantoor - maar dan anders! Ontdek waarom een virtueel kantoor de perfecte oplossing kan zijn voor uw bedrijf met onze gids voor virtuele kantoren.
Door de explosieve groei van het werken op afstand en de toegenomen vaardigheid in online software is de populariteit van virtuele kantoren de laatste tijd enorm toegenomen. Nu de helft van de grootste internationale bedrijven van plan is om hun kantoorruimte in te krimpen, zijn virtuele kantoren een praktisch hybride werkplekplatform dat bedrijven in staat stelt om op afstand te werken, terwijl ze de waarde van een fysiek kantoor behouden. Maar hoe weet u of een virtueel kantoor geschikt is voor uw bedrijf?
Lees ook: 'De vier manieren waarop AI ondernemen gaat veranderen'
Wat is een virtueel kantoor?
Een virtueel kantoor is een werkruimte zonder de daadwerkelijke ruimte. Geen bureaus of stoelen, geen pauzeruimtes om te beheren of undercoveronderzoeken om te ontdekken wie uw lunch heeft gestolen - alleen een locatie die bekend staat als het hoofdkantoor van uw bedrijf. Met een virtueel kantoor kunnen bedrijven profiteren van administratieve diensten zoals het openen van de post, telefoonbeantwoording en vergaderruimte. Uw bedrijfsadres kan honderden kilometers verderop liggen, maar uw virtuele kantoor kan overal zijn.
Hoe kunnen bedrijven virtuele kantoren gebruiken?
Virtuele kantoren zijn populair bij starters en KMO's omdat ze een professionele uitstraling hebben en tegelijkertijd de kosten laag houden. Met software voor videobellen zoals Zoom en Teams en productiviteitssoftware voor teams zoals Slack en Monday, is het huren van een fysieke kantoorruimte voor sommige bedrijven gewoon geen vereiste. Geloof het of niet, maar u kunt een virtueel kantoor hebben en toch toegang hebben tot de ondersteunende diensten die u nodig hebt, zoals:
- Receptiediensten via telefoon en persoonlijk
- Oproepen beantwoorden en afhandelen
- Openen en scannen van post
- Verhuur van vergaderzalen en conferentiezalen
- Toegang tot kantoorapparatuur (printer, kopieerapparaat, gadgets voor conferentiegesprekken)
Wat zijn de voordelen van een virtuele kantoorruimte?
Een virtuele kantoorruimte kan op veel manieren een oplossing zijn voor het moderne werken. Uw bedrijf kan het voordeel hebben van de geloofwaardigheid en het prestige van een fysiek adres en uw werknemers hebben een ruimte met gedeelde middelen bieden zonder dure huur te hoeven betalen.
Medewerkerstevredenheid - Werknemers op afstand hebben meer flexibiliteit, een hogere productiviteit, de mogelijkheid om thuis te werken, geld te besparen op transport en een betere balans tussen werk en privé.
Een professioneel adres - Dit ziet er goed uit op uw website en als bedrijfslocatie op Google. U kunt een virtueel bedrijfsadres hebben in een bloeiende stad, maar net zo ‘glamoureus’ werken vanuit uw luie stoel thuis.
Privacy - Voor zelfstandigen is een virtueel kantoor een noodzaak voor privacy en veiligheid, omdat het ervoor zorgt dat uw thuisadres privé blijft.
Verder lezen: 'Hoe goed heeft u thuiswerken geregeld? 7 tips voor verbetering'
Administratieve ondersteuning - Administratie is tijdrovend. Voor een solo ondernemer kan een telefoonbeantwoorder het risico verkleinen dat u belangrijke telefoontjes mist, en postopeningsservices zetten uw fysieke brieven om in digitale bestanden zodat u niet hoeft te reizen om uw post op te halen. Zoek gewoon op 'postopener [plaats invullen]' om er een te vinden die bij uw bedrijf past.
Minder overheadkosten - Hoewel u een vergoeding betaalt voor een virtueel kantoor, zijn de besparingen astronomisch. Je hoeft geen langlopend huurcontract af te sluiten en geen meubilair aan te schaffen, beveiligings- of schoonmaakpersoneel in te huren of te betalen voor nutsvoorzieningen.
Waar let u op bij het kiezen van een virtueel kantoor?
Voordat u besluit om virtueel te gaan, moet u bedenken wat u nodig hebt van een virtueel kantoor. Hier zijn een paar vragen die u zichzelf kunt stellen om u op weg te helpen.
- Waar moet uw virtuele kantoor zich bevinden?
- Moet u het kunnen bezoeken of is het alleen voor professionele doeleinden?
- Hoe laat werkt het kantoor? De meeste mkb’ers werken niet van 9 tot 5, dus bedenk wanneer uw klanten contact met u zullen opnemen.
- Wat is uw budget? De kosten kunnen aanzienlijk variëren, afhankelijk van de locatie.
- Heeft u een virtueel kantoor nodig op fulltime of parttime basis?
Een virtueel kantoor is een geweldige oplossing voor ondernemers die de kosten van een commerciële kantoorruimte niet kunnen verantwoorden, maar toch de voordelen van een kantoor willen. Met een virtueel kantoor krijgt u alles wat u nodig hebt van een kantoor zonder uw naam op de deur.
Ook interessant: 'Een duurzaam kantoor, hoe organiseert u dat? 4 Tips'
V-Hub maakt het persoonlijk
V-hub gaat uitbreiden! U kunt nu al gebruik maken van de nieuwe functies. Als u een account aanmaakt, krijgt u gepersonaliseerde artikelen en Gratis Ondernemers Advies.
Deel dit artikel