Aan de slag met Whatsapp Business: checklist en stappenplan

WhatsApp voor business hoe werkt het? WhatsApp Business is een communicatieplatform gericht op bedrijven. Het biedt bedrijven een eenvoudige en veilige manier om met hun klanten te communiceren, waardoor ze tijd en geld besparen en hun klantenservice kunnen verbeteren. Het is een uitloper van WhatsApp Messenger, maar heeft extra functies die het meer geschikt maken voor zakelijk gebruik dan de consumentenversie.  Een bedrijfsaccount van WhatsApp biedt functies aan zoals geautomatiseerde berichten, berichtsjablonen, bedrijfsprofielen en analyses om bedrijven te helpen efficiënter te werken. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld profielen aanmaken met gedetailleerde informatie zoals bedrijfsbeschrijvingen, adressen en website-URL's. Ook is het mogelijk automatische antwoordberichten in te stellen en toegang krijgen tot analysetools zodat klantinteracties gevolgd kunnen worden. 

Met WhatsApp Business is het gemakkelijker om klantgesprekken te beheren, een meer gepersonaliseerde ervaring voor klanten te creëren en snelle antwoorden te geven. De oplossing is ook geïntegreerd met andere zakelijke tools zoals CRM-systemen, waardoor het eenvoudiger wordt om klantgegevens te traceren. Voor bedrijven van elke omvang is WhatsApp voor business een hulpmiddel van onschatbare waarde waarmee ze hun klanten beter van dienst kunnen zijn.

Het verschil tussen WhatsApp en WhatsApp Business ligt voornamelijk in het feit dat de ene persoonlijke gebruikers bedient en de andere bedrijven of organisaties. Het belangrijkste verschil tussen beide ligt in de interface, die speciaal is geoptimaliseerd voor bedrijven die extra functies nodig hebben. Denk hierbij aan automatisch antwoorden, analysetools, productcatalogi, enz. Daarnaast zijn er enkele beperkingen opgelegd aan WhatsApp bedrijfsaccounts, zoals het alleen kunnen communiceren naar klanten die ervoor gekozen hebben om promotiemateriaal van dit account te ontvangen. Lees meer over Whatsapp: 'WhatsApp als superpersoonlijke klantenservice: 5 voordelen'.

1.  Snel aan de slag - Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van WhatsApp Business is dat het bedrijven een platform biedt waarmee klanten al vertrouwd zijn en dat ze vertrouwen. Dat betekent dat bedrijven snel aan de slag kunnen zonder dat ze tijd hoeven te besteden aan het aanleren van het gebruik van een andere app of dienst. Omdat deze gesprekken end-to-end gecodeerd zijn, weten klanten bovendien dat hun gegevens veilig zijn wanneer ze via WhatsApp contact hebben met bedrijven.  

2.  Klantinteracties beter beheren - Met WhatsApp Business kunnen bedrijven meer controle krijgen over hun berichtmogelijkheden. Dit betekent dat bedrijven klantinteracties beter kunnen beheren, reacties kunnen automatiseren en een veilig platform kunnen bieden voor gesprekken tussen klanten en bedrijven. Ook kunnen bedrijven een profiel aanmaken dat hun klanten meer gedetailleerde informatie biedt, zoals contactgegevens, openingstijden, website-URL en productcatalogi. Met de app kunnen bedrijven ook automatische begroetingen instellen, zodat klanten een persoonlijk welkomstbericht krijgen wanneer ze voor het eerst met het bedrijf communiceren. In het WhatsApp bedrijfsaccount is het ook mogelijk om een automatisch antwoord in te stellen zodat deze gestuurd kan worden in het geval van afwezigheid.Bovendien maakt WhatsApp Business het eenvoudiger dan ooit om klanten van dienst te zijn zonder hiermee de bedrijfsvoering te verstoren. Dit door bedrijven te helpen om de reactietijden te automatiseren en vragen snel te beantwoorden. 

3.  Vast telefoonnummer koppelen aan WhatsApp Business - De app WhatsApp Business maakt het eenvoudig voor klanten om contact met u op te nemen. Met de optie om een vast telefoonnummer te koppelen, kunnen klanten uw bedrijf bellen of berichten sturen via WhatsApp met de zekerheid van gemak en kwaliteit. Dit zorgt ervoor dat de communicatie efficiënter verloopt en de klantenservice wordt verbeterd.  

4. Snel schakelen met collega’s - U kunt WhatsApp Business samen met collega’s beheren. Stel wel richtlijnen op, zodat iedereen op dezelfde lijn zit en WhatsApp op een professionele manier gebruikt. Als u meerdere mensen in de groep hebt, wijs dan iedereen een specifieke rol of taak toe. Op die manier wordt het gemakkelijker om te werken en blijven de gesprekken georganiseerd. 

5.  Meer inzicht in gebruikersactiviteiten - Bovendien beschikt WhatsApp Business over krachtige analysefuncties waarmee bedrijven inzicht kunnen krijgen in de gebruikersactiviteiten op het platform en hun berichtenstrategieën hierop kunnen optimaliseren. Dit helpt bedrijven nieuwe klanten te bereiken en bestaande klanten betrokken te houden met berichten en aanbiedingen op maat. 

Zodra u hebt besloten een WhatsApp Business-account in te stellen voor uw bedrijf, zijn er verschillende stappen die moeten worden doorlopen om te beginnen.  

1. Beginnen met WhatsApp Business is eenvoudig: download de app van de Apple App Store of Google Play Store op uw mobiele apparaat of tablet. 
2. Meld u vervolgens aan voor een account door uw zakelijke telefoonnummer op te geven (dit wordt gebruikt als uw primaire login). 
3. Zodra u bent ingelogd op uw nieuwe account, dient u de pagina te voorzien van basisinformatie. Deze pagina moet basisinformatie bevatten zoals de bedrijfsnaam, het website-adres en de contactgegevens. Daarnaast is het nuttig om uw openingstijden, product- of dienstenaanbod en andere relevante informatie over uw bedrijf te vermelden.
4. De volgende stap is dat u kunt beginnen met het aanmaken van klantprofielen (met behulp van contactlijsten en CSV-bestanden). 
5. Vervolgens kunt u starten met het aanpassen van de berichtsjablonen voor geautomatiseerde berichten die worden verzonden aan klanten. Hieronder vallen algemene berichten zoals welkomstberichten, bevestigingsberichten en kennisgevingen. U kunt zelfs de URL van uw website koppelen, zodat klanten gemakkelijk online meer informatie over uw bedrijf kunnen vinden.
6. Ten slotte kunt u een wachtrij voor klantenserviceberichten aanmaken om inkomende vragen van klanten te beheren. Dit zorgt ervoor dat alle vragen van klanten tijdig worden beantwoord en biedt een efficiënte manier om ze te beantwoorden.   

1. Automatisering - Maak waar mogelijk gebruik van automatisering: Automatisering is een belangrijk hulpmiddel voor het verbeteren van de efficiëntie bij het beheren van een zakelijk WhatsApp-account. Met de WhatsApp business tools kunt u uw bedrijf efficiënter beheren. Zoals de optie catalogus: om klanten kennis te laten maken met uw producten of diensten. Of bijvoorbeeld tools voor berichten. Met geautomatiseerde berichten kunt u tijd besparen door automatische antwoorden op veel gestelde vragen in te stellen en meldingen over uw diensten of producten te versturen zonder dat u elk bericht handmatig hoeft op te stellen.  

2. Analytics - Gebruik analytics verstandig: Als u de prestaties van uw berichtencampagnes op WhatsApp analyseert, begrijpt u welke inhoud goed aanslaat bij klanten en hoe ze ermee omgaan. U kunt gegevens ook gebruiken om het behoud van klanten bij te houden, de betrokkenheid van klanten te meten en mogelijkheden voor verbetering van uw berichtstrategieën te identificeren.  

3. Klantenservice - Geef prioriteit aan klantenservice: Het bieden van uitstekende klantenservice moet één van de belangrijkste doelen zijn bij het runnen van een zakelijk account op WhatsApp. Zorg ervoor dat u bij voorkeur tijdig reageert op vragen en berichten van klanten, want zo bouwt u vertrouwen op bij uw klanten en creëert u een positieve indruk over uw bedrijf.  

4. Functies - Gebruik de functies van WhatsApp Business: WhatsApp biedt verschillende functies die kunnen worden gebruikt om de klantervaring voor je zakelijke account te verbeteren, zoals het gebruik van afbeeldingen, video's en andere multimedia-inhoud om visueel aantrekkelijke marketingcampagnes te maken of gebruik te maken van locatie gebaseerde functies zoals check-ins. Het verkennen van deze functies is essentieel om het meeste te halen uit uw berichtgeving via WhatsApp.  

5. Privacy beleid & consistentie - Zorg er ook voor dat u rekening houdt met het privacy beleid en met de consistentie tussen platforms als het gaat om branding en richtlijnen voor berichten. Dit helpt ervoor te zorgen dat er geen verwarring ontstaat wanneer u met klanten communiceert via verschillende kanalen (zoals website vs sociale media vs Whatsapp). Alle content die gedeeld wordt dient te voldoen aan de copyrightwetten, anders kunnen er mogelijk juridische stappen worden ondernomen tegen uw bedrijf. Verder is het belangrijk dat u zich niet alleen richt op promoties, maar ook actief klanten betrekt door nuttige informatie te verstrekken, zoals tutorials of tips (dit helpt vertrouwen op te bouwen tussen beide partijen). Zorg er ten slotte voor dat er maatregelen/filters zijn als schadelijke/schadelijke inhoud wordt gedeeld op whatsapp - dit helpt zowel de merkreputatie als de veiligheid van de gebruiker te beschermen!   

WhatsApp brengt geen kosten in rekening voor het instellen van een zakelijk account of het gebruik van de belangrijkste berichtfuncties. Er kunnen echter wel kosten in rekening worden gebracht voor de toegang tot bepaalde geavanceerde functies zoals API-integraties of analysetools, afhankelijk van welke externe provider u kiest. Bovendien kunnen sommige aanbieders ook abonnementen aanbieden met extra voordelen zoals prioritaire ondersteuning of aangepaste sjablonen.

WhatsApp Business maakt het gemakkelijk voor kleine en middelgrote bedrijven om op een veilige, betrouwbare manier contact te houden met hun klanten. Met zijn reeks functies zoals klantprofielen, automatische antwoorden, analysetools, chat – en voice gesprekken en meer, biedt deze messaging-app tal van voordelen ten opzichte van traditionele communicatiemethoden zoals e-mails of telefoongesprekken - en het beste is dat hij helemaal gratis is! Dus als u klaar bent om te profiteren van alle voordelen die het gebruik van WhatsApp Business te bieden heeft, is dit het moment om te onderzoeken wat deze krachtige communicatietool voor uw bedrijf in petto heeft.

Bent u geïnteresseerd in deze en andere aspecten van digital marketing? Lees Zo zet u TikTok in voor uw bedrijf en Adverteren op Google, hoe gaat dat?  Bekijk de hele serie over digital marketing.