Hoe u kaartbetalingen accepteert: een stap-voor-stap handleiding

Nu steeds minder mensen contant geld bij zich hebben, is het aanbieden van kaartbetalingen essentieel - vooral voor kleinere bedrijven. Het helpt om alles soepel te laten verlopen, houdt uw klanten tevreden en voorkomt mogelijk omzetverlies. 

Deze stap-voor-stap gids behandelt alles wat u moet weten over het accepteren van kaartbetalingen, van het kiezen van de juiste tools tot het veilig houden van de zaken, en we zullen de voor- en nadelen uit de doeken doen.

1 Kies uw betalingsverwerker - Dit is uw partner voor alles wat met kaartbetalingen te maken heeft. Zij zorgen voor de veilige transacties tussen uw bedrijf en de bank van uw klanten - van autorisatie tot het overmaken van geld. Tarieven, functies en gebruiksgemak kunnen variëren, dus ga op zoek naar een processor die past bij uw behoeften en budget. 

2 Meld u aan voor een zakelijke rekening - Deze speciale bankrekening houdt het geld van uw kaartverkopen tijdelijk vast voordat het wordt overgemaakt naar uw zakelijke hoofdrekening. Uw betalingsverwerker helpt u meestal bij het opzetten ervan.Niet elke betalingsverwerker heeft echter een bedrijfsrekening nodig.

3 Kies uw apparatuur - Of u een compleet point-of-sale (POS) systeem, een eenvoudige kaartlezer of een online betaalgateway nodig hebt, hangt af van uw bedrijf. Zie ons artikel 'Hoe kies ik het beste pinapparaat' voor meer informatie. De meeste betalingsverwerkers bieden een verscheidenheid aan kaartlezers, waaronder: 

Toonbank pinapparaten: ideaal voor fysieke winkels. Ze worden aangesloten op een telefoonlijn of internetverbinding en u kunt er chipkaarten mee vegen, tikken of invoeren.

Mobiele kaartlezers: deze zijn perfect voor reizende bedrijven en kunnen worden aangesloten op uw smartphone of tablet voor contactloze betalingen.

Draagbare pinapparaten - Deze maken verbinding via Wi-Fi of mobiele netwerken en kunnen verplaatst worden, zoals in restaurants waar klanten aan tafel betalen.

Virtuele betaalsystemen: hiermee kunt u kaartbetalingen accepteren als u een online bedrijf bent of telefonische bestellingen verwerkt.Voor online verkoop hebt u een beveiligde betalingsgateway nodig die naadloos aansluit op uw website.

Lees meer in onze gids voor betaalgateways en online betaalsystemen.

4 Start de betalingen - Zodra alles is ingesteld, kunt u beginnen. Het geld wordt - na aftrek van de verwerkingskosten - binnen twee tot drie werkdagen na de transactie op uw betaalrekening gestort.

Voordelen - Klanten houden van de eenvoud van betalen met een kaart. Het betekent ook geen gedoe meer met kleingeld of omzetverlies omdat iemand geen contant geld bij zich heeft of zijn portemonnee is vergeten. Snellere verkoop betekent ook meer tevreden klanten.

Online en telefonische betalingen openen uw zaak voor een nieuwe wereld van potentiële klanten die u niet persoonlijk kunnen bezoeken.

Minder contant geld op locatie betekent minder risico op diefstal, plus de ingebouwde fraudebescherming in kaarttransacties betekent een veiligere verkoop voor extra gemoedsrust.

Nadelen - Kaartbetalingen kunnen gepaard gaan met verwerkingskosten of kosten per transactie en maandelijkse kosten. Zorg er altijd voor dat u de tarieven van verschillende betalingsverwerkers vergelijkt voordat u kiest.

Kaartbetalingen kunnen altijd een kleine kans op fraude met zich meebrengen. Maar door een gerenommeerde betalingsverwerker te kiezen en best practices te volgen kunt u risico's minimaliseren.