Hoe schrijf ik een zakelijke e-mail?

Hoe beter u iemand kent, hoe informeler en persoonlijker de aanhef mag zijn. Na een aantal mailwisselingen kunt u gerust kiezen voor ‘Beste Jan’ of ‘Hoi Jan’. Op die manier stuurt u eerder informele e-mails naar (directe) collega’s en wellicht wat meer formele e-mails naar klanten. Hoe vaker u contact heeft met de ontvanger, hoe informeler de aanhef mag zijn. U kunt dit zelf het beste inschatten.

Het middenstuk van een zakelijke e-mail bevat de inhoudelijke informatie. Veel mensen vinden het lastig om informatie duidelijk op papier te krijgen, maar zie het als een gesprek:

• Interesse tonen: afhankelijk van de relatie met de ontvanger, kunt u eerst vragen hoe het met de ontvanger gaat. Bij een collega die net terug is van vakantie zou dat er zo uit kunnen zien: “Goedemorgen Jan, fijne vakantie gehad?”. Indien u niet gewend bent om ook het privéleven te bespreken met de ontvanger, kunt u er ook voor kiezen om direct te starten met de aanleiding.
• Aanleiding: wat is de reden dat u de e-mail stuurt? Begin uw e-mail met de aanleiding en verwijs eventueel naar eerder contact, bijvoorbeeld: “Vorige week spraken wij elkaar over..”
• Essentie: nu de aanleiding van de e-mail duidelijk is, gaat u over op de essentie. U geeft de nodige informatie (of verwijst naar een bijlage met meer informatie), stelt uw vraag of vraagt de ontvanger om een bepaalde actie uit te voeren.
• Verwachtingsmanagement: wanneer er sprake is van een deadline kunt u zelf aangeven wanneer u verwacht dat de informatie is gelezen, de vraag is beantwoord of de taak is uitgevoerd. Een andere (wel zo vriendelijke) optie is om aan de ontvanger te vragen naar wat haalbaar is in zijn of haar planning. 

Tip: probeer u zoveel mogelijk te verplaatsen in de ontvanger. Heeft u een vervelende boodschap of moeilijke vraag, stel u dan empathisch op. Toon medeleven om te laten zien dat u de ontvanger begrijpt en serieus neemt. Gebruik hierbij zinnen zoals “Ik kan me voorstellen dat...” of “Ik begrijp dat...”

De afsluiting van een zakelijke e-mail bestaat meestal uit een slotzin, slotformule en uw persoonlijke e-mailhandtekening:

• Slotzin: met een slotzin kunt u een zakelijke mail afsluiten. Vroeger werd vaak een slotzin gebruikt zoals: “Hopend u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.” Dit is echter wat ouderwets en afstandelijk. Dit alternatief kunt u in veel situaties gebruiken: “Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact met mij op.”
• Slotformule: de formele slotformule “met vriendelijke groet” wordt vaak gebruikt. U kunt ook kiezen voor een vriendelijkere variant zoals “Hartelijke groet” of wat informeler “Groet”. De meeste mensen nemen de slotformule op in hun e-mailhandtekening.
• E-mailhandtekening: het is gebruikelijk om een zakelijke mail af te sluiten met uw persoonlijke e-mailhandtekening. Meestal heeft uw werkgever een standaard format, waarin het logo van het bedrijf is opgenomen. U kunt dan zelf uw eigen naam, functie en contactgegevens toevoegen in het format. 

Tip: ontvangt u liever een e-mail dan een telefoontje of bent u de komende dagen telefonisch slecht bereikbaar? Vermeld dit dan in de afsluiting van uw zakelijke mail. De ontvanger snapt dan direct dat hij of zij beter kan mailen dan bellen en is minder snel verbaasd of gefrustreerd als u de telefoon niet opneemt. 

De inhoud van een zakelijke e-mail is volledig afhankelijk van uw boodschap. Deze voorbeeldzinnen kunnen u helpen bij het schrijven van een zakelijke e-mail:

• “Bedankt voor uw e-mail.”
• “Vorige week hebben we elkaar gesproken over X. Ik heb daarover nog een vraag.”
• “Een maand geleden heeft u meegewerkt aan ons onderzoek. In deze e-mail vindt u de resultaten.”
• “Zoals telefonisch besproken, stuur ik u…”
• “Om uw vraag te kunnen beantwoorden moet ik even op onderzoek uit. Ik doe mijn best om binnen 3 werkdagen te reageren.”
• “Laat u mij deze week weten of u akkoord gaat met dit voorstel?”
• “Alvast bedankt!”
• “Ik ben benieuwd naar uw reactie.”
• “Heeft u nog vragen? Neem gerust contact met me op.”
  

Een zakelijke mail opstellen hoeft dus helemaal niet moeilijk te zijn. Het is vooral belangrijk dat uw e-mail duidelijk is, zodat de boodschap goed overkomt. Deze tips kunnen daarbij helpen: 

1. Bedenk eerst wat het doel is van uw e-mail. Is een e-mail het juiste medium om dit doel te bereiken?
2. Schrijf een duidelijke onderwerpregel.
3. Start de zakelijke e-mail met een aanhef die past bij de ontvanger.
4. Open de e-mail met een aanleiding en verwijs eventueel naar eerder contact.
5. Probeer u te verplaatsen in de ontvanger. Gebruik empathie om aan te geven dat u de ontvanger begrijpt en serieus neemt.
6. Ben duidelijk over verwachtingen.
7. Sluit de e-mail netjes af met uw contactgegevens.
8. Probeer de e-mail kort en krachtig te houden.
9. Kies één onderwerp of boodschap per e-mail. Wilt u meerdere dingen communiceren? Kies dan voor losse e-mails per onderwerp of nummer de verschillende onderwerpen in de e-mail.
10. Is het een uitgebreide e-mail? Maak dan gebruik van verschillende alinea’s en heldere tussenkopjes, zodat de lezer de e-mail goed kan scannen.