Hybride werken: via de cloud naar meer kantoorproductiviteit

Microsoft 365 bundelt de belangrijkste op samenwerking gerichte productiviteitsfuncties binnen één naadloze, geïntegreerde gebruikerservaring, overal en op elk apparaat: pc, MAC, tablet en smartphone. Microsoft 365 bundelt toepassingen als Word, PowerPoint en Excel. Hiermee kun je realtime aan eenmaal in OneDrive aangemaakte bestanden samenwerken. OneDrive synchroniseert - wanneer je althans de webversies van applicaties als Word gebruikt - nog sneller dan de concurrerende opslag- en synchronisatiedienst GoogleDrive. Je ziet hierdoor direct wat collega’s doen in eenzelfde bestand als waar jij in werkt. Deze optimale samenwerking in de cloud voorkomt het eindeloos heen en weer mailen van bestanden, en misverstanden door het gebruik van verouderde bestandsversies. 

Ook Outlook (e-mail) en de video-vergader-app Microsoft Teams maken deel uit Microsoft 365. De meest uitgebreide versie van Microsoft 365 kost € 54,70 per gebruiker per maand. Deze biedt onder meer een betere bescherming tegen cyberaanvallen dan de goedkopere (zakelijke) abonnementsopties. 

Dit is de tegenhanger van Microsoft 365. Waar Microsoft 365 ook als programma kan worden opgeslagen op je desktop of MAC, daar is Google Workspace - de vroegere G-Suite - alleen online beschikbaar, en dus volledig gebaseerd op het werken in de cloud. Als je op je laptop bijvoorbeeld in Google Docs een tekst bewerkt, dan wordt elke wijziging direct opgeslagen. Google Workspace dekt grotendeels dezelfde productiviteitsfuncties af als Microsoft 365. Andere voorbeelden hiervan zijn Gmail, de spreadsheetsoftware Google Sheets en de presentatiesoftware Google Slides. Ook de kosten van de verschillende - voor zakelijk gebruik noodzakelijke -betaalde abonnementspakketten verschillen nauwelijks tussen deze grote concurrenten.

Wat maakt dan echt een verschil tussen deze cloudpakketten voor de kantoorproductiviteit? Zonder volledig te kunnen zijn: Gmail wordt wereldwijd veel minder gebruikt dan Outlook, maar is eigenlijk beter, want biedt betere mogelijkheden tot rangschikking en organisatie van mails in mapjes etc. Daarentegen biedt Microsoft Word weer meer opties en opmaakmogelijkheden dan Google Docs. Nadeel is dat de desktopversie van Word nog geen synchronisatie ondersteunt; als je daarin werkt, zien personen met wie je samenwerkt jouw wijzigingen niet. 

Qua spreadsheetsoftware kunnen we kort zijn: het digitale rekenwonder Excel verslaat Google Sheets met vlag en wimpel; niet onbelangrijk in zakelijke omgevingen. Ook is Microsoft Teams de wat betere app voor video-vergaderen dan Google Meet. Zo kun je er gemakkelijker gegevens in delen. 
Al met al komt deze vergelijking hierop neer: kies je voor rust en overzicht, dan wint Google Workspace. Kies je liever voor wat meer opties bij de verschillende applicaties, dan wint Microsoft 365, behalve op het gebied van e-mail. Is voor jouw bedrijf veel rekenkracht onmisbaar? Dan kies je vanwege Excel sowieso voor Microsoft 365. 

In Dropbox verzamel je net als in OneDrive en Google Drive al jouw bestanden op één plek. In Dropbox kan dit op een nog snellere, gebruiksvriendelijkere manier. Hoewel wereldwijd honderdduizenden zakelijke teams deze tool gebruiken, kleeft er ook een belangrijk nadeel aan. Het is namelijk wéér een extra clouddienst waar je in je bedrijf gebruik van maakt; Dropbox is immers geen overkoepelende cloudoplossing voor al jouw benodigde productiviteit-apps, in tegenstelling tot Microsoft 365 en Google Workspace. Gebruik van Dropbox leidt daarom tot het minder snel kunnen schakelen tussen verschillende documenten of productiviteits-apps, en dus tot productiviteitsverlies. 

Dropbox is wel een handige zakelijke tool wanneer je veel met externe partijen werkt. Iedereen kent de situatie dat je via e-mail net te grote bestanden wil versturen. Via Dropbox kan je snel dergelijke bestanden delen, waar iemand ook is, en met welke computer of software dan ook.

Graag noemen we nog één los cloudprogramma dat de kantoorproductiviteit in het midden- en kleinbedrijf ook sterk beïnvloedt: e-boekhouden.nl. Dit is een populair geworden pakket voor het altijd en overal declaraties doen en boekhouden. Het pakket scoort binnen dit domein gemiddeld de hoogste reviewscores. Nog een saillant detail over boekhouden binnen de cloud: bedrijven die voor declaraties een mobiele app gebruiken zijn in vergelijking met bedrijven die handmatig declareren 65 procent goedkoper uit aan proceskosten, zo becijferde de Aberdeen Group in 2021.