Koningsdag in Emmen: met een beetje hulp van Vodafone Business

De burgemeester wandelde daar in de geruststellende wetenschap dat de projectorganisatie tijdens de maandenlange voorbereiding aan alles had gedacht. Ook aan de communicatie. Wat als de dataverbinding verstopt raakt door het systeem voor het scannen van pasjes voor iedereen – zoals pers – die binnen de hekken mag komen? Wat als het projectteam tijdens de topdrukte niet mobiel kan bellen met facilitaire-, en hulpdiensten? En wat als zulke problemen zich voordoen bij een onverhoopte noodsituatie? 

De organisatie trok met deze vragen aan de bel bij Vodafone Business, dat een betrouwbare oplossing beloofde. “We wilden te allen tijde op onze voice- en data-verbindingen kunnen rekenen. Ook als tienduizenden Emmenaren en bezoekers allemaal tegelijk hun video van de feestelijkheden naar het thuisfront stuurden of op de socials zetten”, zegt projectmanager Herrald van der Helm. 

Kort gezegd zorgde Vodafone Business voor ‘Spraak Prioriteit’, een voorziening die ervoor zorgt dat de beslissers in het organisatieteam tijdens Koningsdag gegarandeerd probleemloos met hun smartphone konden bellen, ongeacht de drukte op en rond de route. Naast ‘Spraak Prioriteit’ kwam er – speciaal voor Emmen – ook ‘Data Prioriteit’, een dienst die gebruikers voorrang biedt op het datanetwerk. 

Onzichtbaar voor het grote publiek en voor tv-kijkend Nederlands hadden technici van het bedrijf ook een nieuwe rechtstreekse vaste glasvezelverbinding aangelegd tussen het commandocentrum in de brandweerkazerne en het stadhuis. “Deze oplossing was met name belangrijk voor het live streamen van beelden van camera’s langs de route”, vertelt Nick van Eijsden, Accountmanager bij Vodafone Business. Ook realiseerde hij met zijn collega’s een hoogwaardige anti-DDoS-bescherming, om een herhaling van een eerdere DDoS-aanval in Emmen te voorkomen.

Projectmanager Van der Helm: “Koningsdag is een nationaal evenement, dat gepaard gaat met de hoogste veiligheidsregels en een piekdrukte van 40.000 bezoekers. Elk scenario passeerde vooraf de revue: wat als dit gebeurt, wat als dat gebeurt?”

"Met speciale apparatuur meetten wij permanent de drukte op bepaalde punten zodat we aan crowdmanagement konden doen. We hadden eigen mensen langs de route die problemen telefonisch of met een berichtje konden doorgeven. Ook hadden we beeldschermen langs de route waarop we zonodig het publiek konden oproepen om in een bepaalde richting te lopen. Allemaal zaken die één ding duidelijk maakten: Emmen moest 100 procent zekerheid hebben dat de communicatie werkte.” 

Bijna alle noodscenario’s konden nadat de koninklijke familie was uitgezwaaid de prullenbak in. De communicatie was vlekkeloos verlopen, alle sleutelfiguren van de organisatie hebben ongehinderd met elkaar kunnen communiceren. “Ook belangrijk: ons team heeft zonder haperen de socials kunnen voeden met de laatste ontwikkelingen, met berichten zoals: ‘De stoet is nu bij de levende kunstwerken’. En voor mijzelf was het een prettige gedachte dat ik de loco-burgemeester kon bereiken als het nodig zou zijn. Missie geslaagd”, voegt Van der Helm toe.

Daar is ook Vodafone Business blij mee. Nick van Eijsden (Vodafone Business), geeft een pluim aan zijn collega’s die namens Vodafone Business nauw met de gemeente Emmen hebben samengewerkt en de voorzieningen binnen afzienbare tijd hebben gerealiseerd. “Daar mogen wij trots op zijn!”