Een online evenement – vier tips om het goed te organiseren

Nu lockdown en afstand houden waarschijnlijk nog enige tijd deel van ons leven zullen uitmaken, zijn veel grote evenementen afgelast of uitgesteld. Een echte beurs of een sales evenement kan vanwege de Covid-19 voorlopig nog niet worden gehouden, maar heeft u al eens gedacht aan een online alternatief?

Heeft u een idee of onderwerp dat uw klanten kan interesseren, informeren of vermaken, dan kan een online evenement een geweldige oplossing zijn. Een online event is een relatief goedkope manier om de betrokkenheid bij uw merk te verhogen.

Moeilijk om te organiseren?  Zeker niet. Zorg dat u het juiste videoconference platform kiest en een agenda opstelt. En gebruik de juiste technologie om alles zo interactief mogelijk te houden.

Uw publiek wordt virtueel en dat betekent iets. De grootte van uw publiek wordt niet langer bepaald door de grootte van uw locatie, maar door de digitale platforms die u gebruikt. Er zijn verschillende videoconference platforms die een virtueel evenement kunnen hosten. Zoals:

• Zoom
• Google Hangouts
• Microsoft Teams
• Cisco Webex

Een online evenement heeft geen fysieke vergaderzaal vol collega's en klanten die samenkomen en bijpraten. Dus moet u buzz creëren nog voordat het evenement begint; u hebt een spannende agenda nodig! Enkele dingen om te overwegen:

• Maak alle sessies van de presentatoren kort - maximaal 30 minuten lang.
• Plan voldoende pauzes en geef duidelijk aan wanneer de aanwezigen terug moeten komen.
• Als u veel inhoud hebt, overweeg dan om het op te splitsen over 2-3 dagen.
• Moedig presentatoren actief aan om een verscheidenheid aan interactieve inhoud in hun presentatie op te nemen, zoals vragenlijsten, polls, quizzen en wordclouds.
• Maak gebruik van een centrale verantwoordelijkheid voor het goede verloop van het evenement.

Zorg dat uw sprekers waar mogelijk interactieve hulpmiddelen gebruiken. Vergeet niet dat het veel moeilijker is om de aandacht van uw deelnemers vast te houden wanneer ze voor een laptop zitten, dus u kunt uw virtuele evenement nooit te interactief maken.

Tools zoals Slido en Mentimeter zijn ideaal voor een virtuele conferentie en gemakkelijk te gebruiken. U kunt er quizzen en polls mee doen die zowel uw presentatoren als uw publiek bezighouden en ontspannen. U kunt met deze tools ook enquêtes houden en zo feedback verzamelen over het evenement via enquêtes. Zorg wel dat u de tools vooraf test (met het platform van uw keuze) door testvragen te maken en het uit te proberen.

Marketing is niet alleen belangrijk om het aantal deelnemers te maximaliseren, maar ook om mensen eraan te herinneren wanneer uw evenement plaatsvindt.  Begin met het rechtstreeks benaderen van degenen die geïnteresseerd zullen zijn om te komen. Als het iets is wat uw huidige klanten leuk zouden vinden, raadpleeg dan uw e-maillijst en verstuur digitale uitnodigingen - personaliseer ze zo veel mogelijk om de betrokkenheid te optimaliseren.

Buiten uw eigen kring van contacten kun u uw evenement promoten door te adverteren. Het plaatsen van advertenties in sociale media en PPC (pay per click) is een goed begin. U kunt ook proberen gesponsorde content in te dienen bij publicaties of samen te werken met influencers in uw branche. Publiceer uw event eventueel ook op de website van vakbladen.

Stuur aanmelders een paar dagen voor het evenement een herinneringsmail met eventuele links of wachtwoorden die ze nodig hebben.

Dan komt het: alles op de dag zelf laten slagen. Voorbereiding is uw beste vriend:

• Neem elk element door om ervoor te zorgen dat de inhoud klopt, zonder doublures of tegenstrijdigheden.
• Zorg voor genoeg tijd voor vragen en antwoorden om de betrokkenheid te behouden en ervoor te zorgen dat boodschappen duidelijk overkomen.
• Maak een script waarin staat wanneer elke actie moet plaatsvinden.
• Zorg voor een goed IT-ondersteuningsteam voor presentatoren en deelnemers.
• Communiceer duidelijk hoe deelnemers achteraf toegang kunnen krijgen tot de inhoud van het evenement.

Tenslotte: moedig deelnemers aan om feedback achter te laten, hetzij via de tools van het evenement of via een traditioneel feedback formulier in een follow-up e-mail. Door de feedback weet u hoe succesvol het evenement was, welke elementen minder aansloegen en: hoe u uw volgende virtuele evenement kunt organiseren!