Mijn werknemer wil op workation! Regels voor remote werken in 2025

Als werkgever heeft u volgens de Arbowet een zorgplicht. Dit betekent dat u moet zorgen voor een veilige en gezonde werkplek, ook wanneer iemand thuis werkt. Een goede werkhouding en ergonomische werkplek zijn hierbij essentieel. Dit is niet alleen verplicht, maar ook slim: het voorkomt immers lichamelijke klachten en draagt zo bij aan een hogere productiviteit en verminderd ziekteverzuim. 

Om dit goed aan te pakken zijn er diverse oplossingen mogelijk. Bijvoorbeeld een online check van de werkplek, via arboned. Via een videogesprek kijkt een ergonoom mee naar de thuiswerkplek. Hij geeft gerichte adviezen om de werkplek voor beeldschermwerk zo goed mogelijk in te richten. Hij bespreekt eventuele klachten die door de thuiswerkplek zouden kunnen ontstaan en beantwoordt specifieke vragen van uw werknemer. Ook zaken als ritme van een werkdag thuis en werkdruk worden besproken. 

Lees ook: 'Dit zijn de 6 beste online samenwerkingstools voor 2025'

Thuiswerken brengt kosten met zich mee. Denk aan verwarming, elektriciteit en koffie, maar ook aan een goed ingerichte werkplek. Als werkgever kunt u hier financieel in bijdragen.Wat mag u vergoeden?

• Thuiswerkvergoeding: Per 2025 mag u een onbelaste thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag geven.
• Arbo-voorzieningen: Kosten voor een bureaustoel of beeldscherm mogen onbelast vergoed worden als deze noodzakelijk zijn voor een gezonde werkplek.
• Internetvergoeding: Wanneer thuiswerken structureel is, kunt u (een deel van) de internetkosten vergoeden.
  

Uw werknemers hebben geen absoluut recht op thuiswerken, maar kunnen wel een verzoek indienen op basis van de Wet flexibel werken (Wfw). Dit verzoek dient u serieus te overwegen en mag alleen geweigerd worden bij zwaarwegende bedrijfsbelangen.

De Wfw geldt voor bedrijven met meer dan tien werknemers. Dit minimum is vastgesteld om kleinere bedrijven te ontzien, aangezien zij vaak minder flexibiliteit hebben om werkprocessen aan te passen. Werknemers die minimaal 26 weken in dienst zijn, mogen een verzoek indienen om hun werkplek of werktijden aan te passen. Dit verzoek moet schriftelijk en minimaal twee maanden voor de gewenste ingangsdatum worden gedaan. U bent verplicht hierover in gesprek te gaan, maar mag het weigeren als er gegronde redenen zijn, zoals:

• Verstoring van de samenwerking binnen het team.
• Veiligheidsrisico’s of verstoringen van werkprocessen.
• Werkzaamheden die fysiek op kantoor uitgevoerd moeten worden.

Voor kleinere bedrijven (met tien werknemers of minder) geldt dat zij niet verplicht zijn om een formeel verzoek te behandelen zoals in de Wfw is bepaald. Wel wordt aangeraden om flexibel om te gaan met thuiswerkverzoeken en hierover met medewerkers in gesprek te gaan om tot een werkbare oplossing te komen. Dit kan ziekteverzuim beperken. 

Maak werk van hybride werken: 'E-book hybride werken: vrijheid en productiviteit gaan hand in hand'

Sommige werknemers willen tijdelijk vanuit het buitenland werken, bijvoorbeeld tijdens een workation of als digitale nomade. Als dit kortdurend is, en de werknemer gewoon ingeschreven en belastingplichtig in Nederland blijft, dan heeft dit voor een werkgever niet per se gevolgen. De extra uitdagingen komen bij een langer verblijf in het buitenland. Die extra aandachtspunten dienen zich vooral aan wat betreft de fiscale en sociale zekerheidsaspecten en arbeidsrechtelijke implicaties. Wat de regels zijn is afhankelijk van het land, of de landen waar de werknemer verblijft. Binnen Europa wordt de situatie over het algemeen vanaf zes maanden wat ingewikkelder. 

Als een werknemer korter dan 183 dagen per jaar in het buitenland werkt en u als Nederlandse werkgever het salaris betaalt, blijft de Nederlandse belastingplicht meestal intact. Duurt het verblijf langer dan 183 dagen, dan kan het andere land belasting gaan heffen en moet u mogelijk een buitenlandse loonadministratie voeren. Of een werknemer in Nederland belastingplichtig blijft, hangt dus af van de duur van het verblijf in het buitenland, maar ook van het belastingverdrag - ter voorkoming van dubbele belasting - tussen Nederland en het betreffende land. Al met al betekent werken in het buitenland maatwerk. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de lokale wet- en regelgeving.

Verder lezen: 'Hoe goed heeft u thuiswerken geregeld? 7 tips voor verbetering'

• Binnen de EU/EER of Zwitserland: Als de werknemer tijdelijk in een ander EU-land werkt en nog steeds voor uw Nederlandse bedrijf werkt, blijft de Nederlandse sociale zekerheid vaak van toepassing. Dit kan bevestigd worden met een A1-verklaring die kan worden aangevraagd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB).
• Buiten de EU: De situatie wordt complexer. Nederland heeft met sommige landen socialezekerheidsverdragen (zoals de VS), maar in andere gevallen kan de werknemer verplicht worden zich aan te sluiten bij de sociale zekerheid van dat land. Dit kan extra kosten met zich meebrengen.

• Het arbeidsrecht van het land waar de werknemer verblijft, kan van toepassing worden. Dit kan gevolgen hebben voor arbeidsvoorwaarden, ontslagbescherming en verlofregelingen.
• Controleer of je bedrijfsaansprakelijkheids- en ongevallenverzekeringen nog dekking bieden wanneer de werknemer in het buitenland werkt.
• Zorg dat de werknemer een goede zorgverzekering heeft die wereldwijd dekking biedt.
  

• Duidelijke afspraken maken in een addendum bij de arbeidsovereenkomst over belastingen, sociale zekerheid, aansprakelijkheid en terugkommomenten.
• Een A1-verklaring aanvragen als de werknemer binnen de EU/EER blijft.
• Checken of het land een belastingverdrag of sociaal zekerheidsverdrag heeft met Nederland om dubbele lasten te voorkomen.
• Salarisadministratie en verzekeringen laten controleren door een specialist om onverwachte kosten of juridische problemen te vermijden.

De regels rond werken en tijdelijk wonen in het buitenland zijn complex en kunnen per situatie verschillen. Schakel om problemen te voorkomen altijd een expert in om uw situatie te beoordelen.   

Ook interessant: 'Techsplainer video: hybride werken lessen van VodafoneZiggo'