Aan de slag met Microsoft 365 Copilot: is het een gamechanger?

Microsoft 365 Copilot maakt net als ChatGPT gebruik van Large Language Model, een taalmodel waarmee AI wordt getraind, Maar Copilot kan daarbij óók persoonlijke informatie en data doorzoeken in bestanden in de verschillende Microsoft-365-applicaties waarmee u werkt, zoals Word, Outlook, Excel, Powerpoint en Teams. Dat maakt Microsoft 365 Copilot ook tot een ander AI-trainingsmodel voor elk individu.

Daarbij is de digitale veiligheid op een hoog niveau, want de informatie en data die u opbouwt door het gebruik van 365 Copilot – standaard vanuit het rechter veld in een 365-office app – verlaten niet uw beveiligde Microsoft-omgeving. Ter vergelijk: 11% van de organisaties die via de browser ChatGPT gebruiken loopt aan tegen dataverlies door input van gevoelige bedrijfsinformatie in AI-commando’s, de zogenoemde prompts. Dat meldde onderzoeksfirma Gartner. 

Antwoorden op prompts kunnen ook worden betrokken uit publieke bronnen op internet, door deze optie in 365 Copilot aan te zetten. Ook blijf 365 Copilot leren, want nieuw toegevoegde inhoud en documenten in uw office-apps worden vrijwel direct geïndexeerd.

Lees ook: 'AI en ethiek: ho ho, kunnen we die robot wel vertrouwen?'

365 Copilot maakt de productie van PowerPoint-presentaties veel eenvoudiger - Zo kunt u van bestaande documenten, grafieken en afbeeldingen in uw verschillende Microsoft 365-apps automatisch een opgemaakte PowerPoint-presentatie maken, compleet met bronvermeldingen, sprekersnotities en passende beelden uit databanken met stockfoto’s. Met bijvoorbeeld deze prompts weet Microsoft 365 Copilot wel raad:  

• Maak een presentatie met acht slides op basis van deze twee Word-documenten, deze Exceltabel, en verwerk daarin stockfoto’s.
• Breng deze lange presentatie terug tot vier slides
• Maak van deze opsomming in zes punten zes kolommen, elk voorzien van stockbeeld.

Copilot vat videovergaderingen in Teams voor u samen - Of: gedeelten van deze vergaderingen. Of bijvoorbeeld alleen de opmerkingen van één voor u belangrijke deelnemer.

Het kan lange mailwisselingen in Outlook voor u samenvatten - Het kan actiepunten daaruit destilleren, maar ook bijvoorbeeld agenda-uitnodigingen versturen.

Copilot kan speeches in Word samenstellen - En doet dat in een gewenste lengte, stijl en tone of voice, op basis van bijvoorbeeld geselecteerde tabelgegevens in Excel, vergaderingen in Teams en PowerPointslides. 

Ook interessant: 'Stoomcursus AI: hoe schrijft u de slimme, effectieve prompt'

365 Copilot kan natuurlijk ook voor grotere bedrijfsdoeleinden worden toegepast. Wanneer u bijvoorbeeld in de 365-app Microsoft Whiteboard aan 365 Copilot vraagt: ‘Hoe kan ik mijn organisatie verbeteren met behulp van AI’, dan kunt u op basis van alle toegankelijke bestanden in de verschillende applicaties van uw organisatie, bijvoorbeeld vijftien potentiële toepassingen van AI voor uw bedrijf krijgen, zoals:

• omzetprognoses
• data-analyse
• een samenvatting van het sentiment in klantenfeedback
• gepersonaliseerde marketing
• optimalisatie van voorraadbeheer
• chatbots voor klantenservice

Door deze voorzet te geven bespaart Copilot opnieuw veel arbeidsuren, want hoe lang zou een innovatie- of projectteam bezig zijn om deze eerste inventarisatie zelf te bedenken? Een volgende vraag zou kunnen zijn om de vijftien suggesties te categoriseren naar de verschillende bedrijfsonderdelen, zoals marketing, sales en operations. Zo kan Whiteboard digitale post-its in verschillende afdelingskleuren weergeven. Dit volle bord met post-its is dan pas het vertrekpunt voor medewerkers om verder met deze suggesties aan de slag te gaan. Omdat de eerste slag geautomatiseerd plaatsvindt, resteert er binnen hetzelfde budget meer werktijd voor de verdere uitvoering van de bedrijfsoptimalisaties uit dit voorbeeld.

Gemist? Kijk het hier terug: 'Tech4Business ontdekt de toekomst van werk (met AI)'

De mogelijkheden voeren nog verder: Microsoft 365 Copilot (overigens niet te verwarren met de Copilot van Microsoft in de Edge-internetbrowser) kan ook worden gekoppeld aan andere geïndexeerde zakelijke bronnen zoals een HR-systeem, een ticketingsysteem, enzovoort. In dat geval kunt u via 365 Copilot bijvoorbeeld vragen hoeveel vrije dagen u nog heeft, of hoeveel tickets voor een zakelijk evenement er zijn besteld. 

Hoe kan de implementatie van Microsoft Copilot worden voorbereid? Opnieuw een aantal tips: 

1. Een moderne werkplek als randvoorwaarde: alle medewerkers moeten altijd en overal, vanuit elk device, bij hun werkplek kunnen, met toegang tot alle Microsoft 365-apps. Daarnaast staan gedeelde documenten op Sharepoint en persoonlijke documenten op Onedrive, etc.
2. Start vanuit uw bedrijfsdoelstellingen. Bepaal na een studie van 365 Copilot voor welke doelen u deze AI-assistent als eerste wil gebruiken.
3. Data-opschoning en archivering: zorg vooraf voor zuivere data in de bestanden en bedrijfssystemen die Microsoft 365 Copilot kan doorzoeken om antwoord te geven op uw vragen. Schoon uw bedrijfsdata dus eerst op, een werk dat veel bedrijven liever uitstellen. Maar onzuivere data betekent uiteraard mindere kwaliteit in de antwoorden die 365 Copilot geeft op uw prompts.
4. Maak een securityscan voor uw bedrijf: ga inregelen wie toegangsrechten tot welke bedrijfsdata krijgt: als iedereen bijvoorbeeld bij vertrouwelijke informatie van de directie of de Raad van Bestuur kan, dan gaat 365 Copilot dat meenemen in zijn antwoorden. Daarmee is de digitale veiligheid van uw onderneming niet gediend.
5. Begeleid uw medewerkers in deze nieuwe manier van werken. Train ze bijvoorbeeld in het schrijven van goede prompts. Leg het doel en de context in je prompt uit, de bronnen die de AI-assistent moet raadplegen, en de eisen aan het resultaat van de prompt.
6. Werk in overeenstemming met wetgeving. De Europese Commissie werkt momenteel aan de ‘AI-Act’, die vervolgens wordt verwerkt in nationale regelgeving, ook voor het gebruik van 365 Copilot. Daarnaast geldt natuurlijk de AVG-wetgeving.
7. De adoptie van deze tool vergt dus nogal wat voorbereiding. Werk samen met erkende Microsoft incubators, bijvoorbeeld het Nederlandse InSpark, om de adoptie van Microsoft 365 Copilot in uw organisatie optimaal gestalte te geven: van strategie tot uitvoering, en in compliance met wetgeving.  

Ook interessant: '6 AI-apps waarvan uw bedrijf direct profijt heeft'

Tot slot: het is een vaker gehoorde angst: gaan tools als Microsoft 365 Copilot zorgen voor massawerkloosheid door weg geautomatiseerd werk? Tijdens een peiling in een recent webinar over Copilot gaf slechts 15% van de honderden deelnemers aan dat Copilot gaat leiden tot toenemende werkloosheid. De andere 85% gaf aan dat vooral de aard van het werk erdoor verandert. 

Ten eerste is AI inderdaad een co-piloot: de mens houdt nog steeds het stuur in handen en moet dat wat AI oplevert, blijven controleren. Maar bij allerlei projecten en taken in organisaties kom je door AI wel veel sneller op gang en - in rapportcijfers - al op het instapniveau van een 6 of een 7. Vervolgens kom je via menselijke inbreng en samenwerking tot een 9 of een 10 als eindresultaat: excellente output die voorheen bij een taak of project vaak onhaalbaar was binnen een vergelijkbare hoeveelheid tijd en budget. De menselijke creativiteit wordt dan ook niet door AI-tools als Microsoft 365 Copilot weggenomen, maar voor hoogwaardigere taken ingezet. Dat maakt het werk in veel gevallen ook nog eens leuker en interessanter. 

Lees verder: 'AI wordt mainstream: hoe gaat Copilot de 365-apps beter maken?'