Checklist bedrijfsverhuizing

Uw bedrijf gaat verhuizen! Waar moet u allemaal op letten?

Waarom een checklist?

Een verhuizing is vaak een grote en een stressvolle onderneming. Een bedrijfsverhuizing kan mogelijk nog complexer zijn, zeker met meerdere medewerkers. Door gebruik te maken van een checklist, een draaboek en een goede voorbereiding kunt u ervoor zorgen dat alles soepel verloopt.

Download de checklist Download de checklist

Voordat de bedrijfsverhuizing begint

1. Planning en budgettering

Maak een schatting van alle kosten die gepaard gaan met de verhuizing, zoals verhuisbedrijven, huur van opslagruimte en inrichting van de nieuwe locatie.

Maak een realistische planning voor de verhuizing, met deadlines voor alles wat u moet regelen. Verhuizen is meer dan spullen verplaatsen: denk ook het doorgeven van een nieuwe locatie aan internetprovider, uw energiemaatschappij en nog veel meer.

U hebt dozen, verpakkingsmateriaal, tape, etiketten en andere benodigdheden nodig. Als u een professioneel verhuisbedrijf inschakelt wordt dit voor u geregeld. U moet echter wel zelf aangeven waar de spullen terecht moeten komen. Met kleurcodes, labels en duidelijke teksten maakt u het de verhuizers (of uw collega's) makkelijker.

2. Communicatie

Laat uw medewerkers zo vroeg mogelijk weten over de verhuizing. Geef ze informatie over de nieuwe locatie, de verhuisdatum en wat er van hen wordt verwacht. Onderzoek ook of de reistijd van uw collega's toeneemt. Wellicht hebben ze dan recht op een hogere reiskostenvergoeding.

Informeer uw leveranciers en klanten over uw nieuwe adres en contactgegevens. Het is raadzaam dit minstens vier weken van te voren te doen.

Zorg ervoor dat uw IT-systemen zijn afgestemd op de verhuizing: zo is het belangrijk om te weten welke verbindingen er aanwezig zijn in het nieuwe pand en of dit werkt met uw apparatuur. Wellicht is dit ook het moment om over te stappen naar een andere provider.

3. Logistiek

Maak een lijst van alle meubels, apparatuur en andere bezittingen die u moet verhuizen.

Maak van de gelegenheid gebruik om uw spullen op te ruimen en spullen weg te doen die u niet meer nodig hebt. Dit is ook het moment om te kijken of bepaalde spullen moeten worden vervangen: denk aan bureaustoelen of oude serverapparatuur.

Mogelijk hebt u vergunningen of toestemmingen nodig om op de verhuisdag op straat te parkeren of grote voertuigen te laden en te lossen.

4. De nieuwe locatie

Zorg ervoor dat de nieuwe locatie in goede staat is en voldoet aan uw behoeften van u en uw collega's.

Ontwerp de lay-out van de nieuwe kantoorruimte en zorg ervoor dat alle meubels en apparatuur op de juiste plaats staan.

Zorg ervoor dat alles op de nieuwe locatie goed werkt. Denk daarbij hiet niet alleen aan computers en printers, maar bijvoorbeeld ook kranen, liften, airco's en lichtknoppen.

De bedrijfsverhuizing doorgeven

Bij een bedrijfsverhuizing is het belangrijk om een flink aantal organisaties op de hoogte te brengen. Het is raadzaam om ten minste 4 weken voor de verhuizing hier mee te beginnen. Stuur zowel een digitaal als schriftelijk verhuisbericht met uw oude en nieuwe adres en contactgegevens.

Overheidsinstanties

De Kamer van Koophandel: uw kvk adres is wijzigen is verplicht
De Belastingdienst
De gemeente: mogelijk heeft u ook een vergunning nodig voor lossen van verhuiswagens.

Leveranciers en klanten

Uw leveranciers: zorg ervoor dat zowel leveranties als facturen naar het nieuwe adres gestuurd worden
Uw klanten: u kunt hier een persoonlijke noot aan toevoegen
Nutsbedrijven voor gas, water en licht
Uw telefoon- en internetprovider

Financiële instellingen

Uw bank
Uw verzekeringsmaatschappij of tussenpersoon
Pensioenfondsen

Uw verhuizing doorgeven aan Vodafone?

Uw verhuizing doorgeven aan Vodafone Business kunt u makkelijk regelen via My Vodafone.

Ga naar My Vodafone Ga naar My Vodafone

Internet en telefonie na een verhuizing

Een verhuizing van een bedrijf is een mooi moment om uw bestaande situatie onder loep te nemen. Heeft u juist meer of minder mobiele abonnementen nodig? Is er een snellere verbinding mogelijk op de nieuwe locatie? Is het tijd om bestaande apparatuur zoals wifi-hotspots te vervangen? Wij adviseren deze zaken ruim van te voren te overleggen met één van onze adviseurs.

Neem contact op Neem contact op