Online samenwerken
Online samenwerken behoort voor veel mensen tot de dagelijkse realiteit, maar het gaat niet altijd vanzelf. Ontdek praktische tips en handige tools voor online samenwerking.
Hoe slim en efficiënt online samenwerken?
Slim en efficiënt online samenwerken vraagt om structuur, goede tools én de juiste mindset. In essentie draait samenwerken vooral om communiceren en bij online samenwerken heeft dit simpelweg meer sturing nodig. Daarom is het belangrijk medewerkers de juiste informatie en goede tools aan te reiken.
Ontdek de Cloud Workplace
Voordelen van online samenwerken
Altijd en overal samenwerken
Met online samenwerken kunt u altijd en overal aan de slag. Óók als u thuis moet blijven omdat uw kind ziek is of de verwarmingsmonteur langskomt kunt u online samenwerken aan documenten.
Hogere productiviteit
Online samenwerken is efficiënt en effectief, waardoor de productiviteit omhoog gaat.
Tijd besparen
Omdat medewerkers niet meer (of minder vaak) naar kantoor of klanten hoeven te reizen, bespaart online samenwerking veel tijd.
Kosten besparen
Met online samenwerken bespaart u kosten voor kantoorruimte, vaste lasten, hardware en reiskosten.
Betere werk-privé balans
Online samenwerken maakt het mogelijk om de werkdag flexibel in te delen, waardoor medewerkers een betere balans tussen werk en privé ervaren.
Sessies opnemen en later terugkijken
Met online samenwerken tools kunt u sessies of meetings opnemen, zodat collega’s die vrij of verhinderd zijn de opname later kunnen terugkijken.
Duurzaam
Vaker online samenwerken betekent minder reizen en minder vaak lampen en verwarming aan op kantoor. Zo verkleint u de CO2 uitstoot en de ecologische voetafdruk van uw bedrijf.
Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden
Online samenwerken is een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde, omdat het veel tijd bespaart en afstand hierdoor minder een issue is.
Nadelen van online samenwerken
Afhankelijk van internet
Werkt het internet niet? Dan kunnen medewerkers ineens vrijwel niets meer. Het is dus belangrijk om te investeren in een stabiele verbinding.
Meer moeite doen om contact te leggen
Op kantoor lopen collega’s elkaar geregeld tegen het lijf, maar bij online samenwerking moet men elkaar bewust opzoeken. Sommige mensen vinden dat minder laagdrempelig.
Minder inzicht in hoe het met medewerkers gaat
Door medewerkers alleen maar online te ‘zien’, ontdekt u minder snel dat er iets aan de hand is of dat iemand niet lekker in zijn vel zit. Het is dus belangrijk om hier specifiek naar te vragen.
Creativiteit prikkelen is lastiger
Online sessies zijn vaak heel efficiënt en praktisch, maar minder geschikt om creatief te brainstormen. De levendige dynamiek van schetsen op papier en de creatieve energie in een ruimte voelen ontbreekt.
De beste tools voor online samenwerken
Om samenwerking online te laten slagen heeft u tools nodig. Er bestaan complete digitale workspaces waarin u werkt, documenten opslaat, agenda’s beheert, chat en videobelt. Dit is ideaal als zo’n workspace alles biedt wat uw organisatie nodig heeft. Voor sommige organisaties is een workspace te uitgebreid, niet uitgebreid genoeg of biedt het net niet de juiste functionaliteiten. In dat geval is het slimmer om te kiezen voor verschillende losse tools die passen bij uw ambities. Bekijk hier een overzicht van de belangrijkste online samenwerken tools.
Digital workspace
Een digital workspace is een online platform voor samenwerken. Zo’n workspace bevat alles wat u nodig heeft. U hoeft dus geen lokale programma’s meer te installeren op individuele computers. Bekende voorbeelden van digitale workspaces:
Office365: de workspace van Microsoft. Office365 bevat alle Office programma’s die u waarschijnlijk wel kent, zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint. De programma’s worden automatisch geüpdatet en u kunt alle bestanden opslaan in de cloud.
Google G-Suite: de workspace van Google. De G-suite heeft ongeveer dezelfde functionaliteiten: Gmail, Google docs, Google spreadsheets, etc. Een extra voordeel van de G-suite is dat tegelijk online samenwerken in een document ook mogelijk is.
Gemakkelijk communiceren & chatten
Waar collega’s op kantoor vaak even naar elkaar toe lopen, is het belangrijk om ook online elkaar gemakkelijk en laagdrempelig op te kunnen zoeken. Voor kleine vragen is het prettig om een chatbericht te sturen. Dat kan met de volgende online samenwerken tools:
Slack is meer dan alleen een chat-programma. Binnen Slack is het mogelijk om verschillende ruimtes (‘kanalen’) te creëren, bijvoorbeeld per project, per team of op basis van een specifiek onderwerp. Slack vormt de basis vanuit waar iedereen werkt en vervangt daarmee grotendeels interne e-mails. Via Slack is videobellen (met meerdere mensen tegelijk) ook mogelijk.
Skype is ooit bedacht als alternatief voor bellen, maar dan via het internet. Via skype kunt u bellen en videobellen, maar ook chatberichten sturen. In beide gevallen is het mogelijk om een groep aan te maken en met meerdere mensen tegelijk te communiceren.
Teams is van Microsoft en kan gekoppeld worden aan Office365. Via Teams kunt u online samenwerken, bestanden uitwisselen, videobellen en chatten.
Google chat is onderdeel van de Google G-Suite. Het is een simpele chatfunctie waar ook groepschats aangemaakt kunnen worden. Gebruikt uw bedrijf Gmail, dan zien medewerkers vanzelf een pop-up in hun mailbox verschijnen zodra ze een chatbericht ontvangen.
Videobellen
Bij veel online samenwerken is het prettig om elkaar toch regelmatig te zien. Naast alle chatberichten en telefoongesprekken is videobellen dus een welkome aanvulling. Zoals genoemd is het ook mogelijk om met tools zoals Slack, Skype en Teams te videobellen. Daarnaast zijn dit handige tools voor online samenwerken en videobellen:
Zoom is een veelgebruikte zakelijke tool voor videobellen. Zoom wordt vaak gebruikt voor online vergaderingen, maar ook voor webinars en online events.
Google Meet werkt heel simpel als uw bedrijf gebruik maakt van Gmail en de Google agenda. Plan een meeting in de agenda en kies voor ‘Google Meet vergadering toevoegen’. Er verschijnt dan automatisch een button in de afspraak die linkt naar een videocall. Iedereen die is uitgenodigd voor de afspraak kan zo direct deelnemen, ook als degene die is uitgenodigd zelf niet met Google werkt.
Webex is een professionele applicatie om te videobellen. Het is hier - net zoals bij de eerder genoemde tools - ook mogelijk om je scherm te delen.
Projectmanagement tools
Lopen er in uw bedrijf veel verschillende projecten of werkt u voor veel verschillende klanten? Dan kan het handig zijn om een tool voor projectmanagement aan te schaffen. Er zijn ontzettend veel opties en welke tool past bij uw organisatie, is afhankelijk van uw behoeftes. Deze tools voor online samenwerken worden door veel bedrijven gebruikt:
Monday werkt met een overzichtelijk dashboard waarin u kunt zien wat de status is van alle projecten die lopen. Het is gemakkelijk om de planning aan te passen en Monday werkt samen met allerlei andere tools.
Asana geeft overzicht in een tijdlijn én dashboard en geeft direct inzicht in waar en wanneer de planning uitloopt. Ook is het mogelijk de werkdruk te analyseren en Asana is te koppelen aan andere tools.
Jira is een tool voor agile werken. Werkt uw bedrijf in sprints, dan helpt Jira om te prioriteiten te bepalen en de progressie bij te houden.
Trello werkt als een soort prikbord, waarbij u notities maakt van taken die gedaan moeten worden. Per taak kunt u bestanden toevoegen en vragen stellen aan personen die betrokken zijn bij het project. De taken kunt u eenvoudig verslepen van ‘to do’ naar ‘in progress’ of ‘done’.
Basecamp brengt verschillende onderdelen van een project samen. Denk aan berichtenborden, takenlijstjes, schema’s, bestanden opslaan en uitwisselen, een groepschat en automatische statusupdates. Basecamp werkt ook samen met andere tools.
Online bestanden delen
Het online delen van bestanden kan meestal ook gewoon via e-mail, een digital workspace of zelfs een chatprogramma. Toch hebben deze programma’s vaak beperkingen, vooral als het gaat om grote bestanden. Om te voorkomen dat de mailbox vol raakt, zijn dit handige tools om online bestanden te delen:
OneDrive is van Microsoft en kan gekoppeld worden aan Office365. U moet een abonnement afsluiten om OneDrive te kunnen gebruiken.
Google Drive is onderdeel van de Google G-Suite. Heeft u een Google-account, dan heeft u automatisch een aantal GB’s beschikbaar om bestanden op te slaan op de Google Drive. Voor bedrijven is het noodzakelijk om tegen betaling meer ruimte aan te schaffen.
Dropbox werkt met een mappenstructuur waarbij u per map kunt bepalen welke mensen toegang hebben tot de bestanden die erin staan. De bestanden zijn opgeslagen in de cloud en altijd toegankelijk.
WeTransfer is bijzonder geschikt om (grote) bestanden door te sturen die op een specifiek moment nodig zijn. Bijvoorbeeld bij het aanleveren van drukwerk of het delen van een fotoreeks of video met een collega die deze op social media wil plaatsen. Gaat u een bestand versturen via WeTransfer, dan richt u dat aan een e-mailadres en krijgt de ontvanger een link. Via deze link kan hij of zij (tijdelijk) de bestanden downloaden. Na enige tijd (standaard 7 dagen) vervalt de link en zijn de bestanden weer weg.
Voorwaarden voor online samenwerken
Online samenwerken vraagt niet alleen om goede tools, maar ook om de juiste mindset. Op kantoor komen collega’s elkaar regelmatig tegen en kunnen ze elkaar gemakkelijk opzoeken, maar bij online samenwerken is iedereen veel meer op zichzelf aangewezen. Een bedrijf dat de juiste kaders meegeeft, zal online samenwerken verbeteren.
Durf elkaar te vertrouwen
Bij online samenwerken kunt u niet de hele dag zien wat de ander aan het doen is, maar vertrouw erop dat collega’s hun dag goed indelen en hun werk doen. Vertrouwen geeft ook een gevoel van verantwoordelijkheid.
Werk aan het teamgevoel
Plan elke week een teammeeting in of doe zelfs elke dag een stand-up (al is het maar 5 minuten) met de mensen die intensief online samenwerken.
Zorg dat iedereen elkaar regelmatig ziet
Bellen en chatten is leuk, maar toch anders dan uw collega in de ogen aankijken. Kies daarom regelmatig voor een videocall en zorg dat iedereen zijn camera aanzet tijdens een teammeeting.
Communiceer duidelijk en regelmatig
Medewerkers kunnen zich sneller verloren voelen, dus het is belangrijk om als werkgever regelmatig iets van je te laten horen.
Duidelijk over verwachtingen
Werkt iedereen op een andere locatie, dan is het lastiger om tijdens het proces problemen te signaleren en bij te sturen. Wees daarom duidelijk over verwachtingen en geef vooraf aan wat mensen kunnen doen als ze over iets twijfelen.
Creëer ook informele momenten
Op kantoor is het heel normaal om bij het koffiezetapparaat even te kletsen over het weekend, maar bij online samenwerken zijn mensen geneigd om meteen de inhoud in te duiken. Neem in het begin van een meeting daarom even 2 minuten de tijd om bij te kletsen. Zeker op maandagochtend.
Een complete gids voor hybride werken
De uitdagingen van hybride werken op een rij
Oplossingen voor kleine én grote organisaties
Een kijkje in de keuken van VodafoneZiggo
Ontvang het e-book
Lees alles over hybride werken op V-Hub
FFtF: Epic Agility, rock ’n roll op de werkvloer
Terwijl de pontjes richting Amsterdam Noord over het IJ pendelen, worden in de lichte trainingsruimte aan de Ruijterkade de laatste puntjes op de i gezet voor de volgende scrum-training. Op tafel ligt een kleine collectie VR-brillen. “We zijn er nog mee aan het experimenteren, maar dit is de toekomst”, glundert Jeroen Molenaar, oprichter van Epic Agility. E-scrum, agile coaching, VR-learning, het klinkt allemaal next level. Maar hoe Fit For the Future is Molenaar met zijn business?
Bouwt u ook aan een toekomstbestendige werkplek?
COVID-19 heeft organisaties aangespoord om hun werkomgeving opnieuw uit te vinden toen Nederland massaal gedwongen werd thuis te werken. Het nieuwe hybride werken, de aangepaste kantooromgeving enzovoorts; het vraagt allemaal om extra technologische tooling en beveiliging. Deze zijn noodzakelijk als u – ook post-corona – flexibel wilt zijn met uw organisatie. En zo creëert u een toekomstbestendige werkplek.
Investeren in medewerkers betaalt zich drie maal terug
Succesvolle bedrijven weten het allang: er is een sterke link tussen betrokkenheid, productiviteit en commercieel succes. Bedrijven die investeren in werknemers ontvangen deze investering drie keer in rendement terug.
Wat Vodafone Business voor u kan betekenen
ZZP
Vodafone Business helpt ZZP-ers en kleine ondernemingen verder vooruit.
MKB
Maak een een video- of belafspraak met een adviseur die alles weet van het MKB.
Grootzakelijk
Maak een video- of belafspraak met een adviseur gespecialiseerd in grootzakelijke oplossingen.
My V-Hub maakt het persoonlijk
V-hub gaat uitbreiden! U kunt nu al gebruik maken van de nieuwe functies van My V-Hub. Als u een account aanmaakt, krijgt u gepersonaliseerde artikelen en Gratis Ondernemers Advies.