6 tips om uw timemanagement te verbeteren

Een van de grootste valkuilen in slim omgaan met tijd is het niet stellen van doelen en prioriteiten. Gebrek aan een duidelijk beeld van wat het belangrijkst is, leidt tot tijdverspilling en verminderde productiviteit. Zonde! Maak er daarom een gewoonte van om elk jaar te starten met een jaarplan. Wat wilt u dit jaar bereiken? Knip dit vervolgens op in doelen per kwartaal, en maak dat weer kleiner naar taken per maand en week. Zo gaat u met een plan aan de slag en is er een stip op de horizon. Dit helpt ook om in stressvolle tijden te bepalen hoe belangrijk een taak is, en hoe urgent. 

De taken die u voor uzelf stelt, kunt u vervolgens in een van de 4 vakken van de Eisenhower matrix plaatsen om snel te zien wat de meeste prioriteit heeft:

Vak 1: Doen (belangrijk en urgent)
Heeft een taak veel haast of een harde deadline? Ga hier dan direct mee aan de slag. 

Vak 2: Plannen (belangrijk maar niet urgent)
In dit vak passen taken die wel moeten gebeuren, maar geen spoed hebben. Zet ze op de to-do lijst.

Vak 3: Delegeren (niet belangrijk, wel urgent)
Zorg dat dit snel opgepakt wordt, maar vraag iemand anders dit te doen als het niet uw specifieke expertise vereist. 

Vak 4: Elimineren (niet belangrijk, niet urgent)
Dit zijn onnodige taken. Bijvoorbeeld met collega's praten over de vakantie. Plan dit op een rustiger moment.

Luistertip: Business Break Podcast #2: 'Help, te veel te doen in te weinig tijd'

Is het gelukt om vanuit het jaarplan kleinere taken te formuleren die u in een maand wilt afvinken? Ga dan aan de slag met het plannen van de werkweek. Dit klinkt misschien wat schools, maar werkt enorm effectief om dingen gedaan te krijgen. Het beste gebruikt u hiervoor ook een agenda; een digitale of een 'ouderwetse' papieren versie. In die agenda maakt u per werkdag blokken. Bijvoorbeeld voor het wegwerken van de mail, voor vergaderingen en voor reistijd. Houd vervolgens ook echt vast aan die blokken en ga geen andere dingen doen. Begin met de belangrijkste en meest urgente taken (zie de Eisenhower matrix), zodat u die direct kunt afstrepen. Dit geeft gelijk een mooie boost voor de rest van de werkdag.

Oppoppende e-mailmeldingen in uw laptopscherm, Whatsapp berichten, Instagram; afleiding ligt overal op de loer. U kunt uw tijd nog zo mooi indelen, maar als er iets funest is voor productiviteit, is het wel dergelijke stoorzenders. Wist u bijvoorbeeld dat het na afleiding gemiddeld 23 minuten duurt om u weer helemaal te concentreren op de oorspronkelijke taak? Gelukkig bestaan er legio manieren om afleiding de baas te zijn. 

Een aantal voorbeelden:

1. Leg uw telefoon ergens buiten handbereik
Fijn als hij in de buurt ligt als u gebeld wordt door een collega of zakenrelatie. Maar als uw telefoon buiten direct grijpbereik ligt is de verleiding minder groot om continu te checken of er nog meldingen zijn. 

2. Zet een tijdslimiet op bepaalde apps
Lijkt de tijd wel te verdampen als u 'even' social media of nieuwsapps checkt? Overweeg dan om een dagelijkse limiet in te stellen voor dit soort apps. Bijvoorbeeld 30 minuten. U zult versteld staan hoeveel tijd u hiermee terugwint.

3. Blokkeer bepaalde websites
Zijn er bepaalde websites waar u net iets te vaak en lang naartoe gaat? Weet dat u deze, bij wijze van zelfbescherming, kunt blokkeren. Dit kan zowel via de browser van uw computer, als via uw smartphone. Tel uit uw tijdswinst.

4. Kijk kritisch naar de meetings in de agenda
Is elke vergadering wel echt nodig? Of kan het ook een e-mail zijn? 

5. Zet (e-mail)meldingen uit
Zit u net lekker in de flow, en dan vliegt er weer een notificatie in uw beeldscherm van een nieuwe e-mail, Teams of andersoortige berichtendienst. De verleiding om toch even te kijken wat het is, is dan groot. Maar u bent ook gelijk uw focus kwijt. Het uitzetten van meldingen en op gezette tijden checken of er wat binnen is gekomen (zie paragraaf 2 over blokken maken in uw agenda) kan helpen om uw concentratie te behouden. 

Heeft u duidelijke prioriteiten gesteld, werkt u met een weekplanning, zijn alle afleidingen verbannen, maar blijft u te weinig uren in uw werkdag houden? Overweeg dan om taken te delegeren. Zie ook nog eens vak 3 van de Eisenhower matrix uit paragraaf 1. 

Zijn er bepaalde werkzaamheden die veel tijd kosten maar die ook prima door iemand anders gedaan kunnen worden? Denk aan het bijhouden van de administratie of boekhouding, of beheren van social media en e-mail. Delegeer deze dan. Dit kan ook aan een virtuele assistent zijn.

Ook kan het zijn dat u bepaalde werkzaamheden heeft liggen die niet direct uw specialiteit zijn, en daarom onnodig veel tijd kosten. Dan kan het de investering waard zijn om daar een professional voor in te huren. Waar u zelf bijvoorbeeld een volle werkweek bezig bent om uw website te structureren, doet een ervaren freelancer dat misschien wel in twee dagen. 

Voor bijna alles bestaat tegenwoordig wel een app of tool om uw leven als zzp-er makelijker te maken. Zo ook voor timemanagement. We lichten er graag een paar uit.

Tools om te helpen bij projectmanagement zijn ideaal om efficient te werken. Zo helpen ze om prioriteiten inzichtelijk te krijgen, de voortgang te bewaken en tijdlijnen vast te stellen. Voorbeelden van dergelijke tools zijn Monday, Trello en Asana.

Inzicht krijgen in waar uw tijd zoal naartoe gaat? Ga dan werken met een tijdregistratie app. Doordat u met zo'n app bijhoudt hoeveel tijd u besteedt aan projecten en taken, kunt u uw productiviteit eenvoudig analyseren. Fijne tijdregistratie apps zijn bijvoorbeeld Clockify, Toggl en Track. 

Pak de controle terug over uw concentratie. Zo bestaan er apps die u helpen om apps en websites die u te veel afleiden te blokkeren, zoals Freedom. Een andere fijne app voor meer focus is Forest. Daarin stelt u in hoelang u zich wilt focussen (van 10 tot 120 minuten). Lukt het om al die tijd uw telefoon niet te pakken, dan 'plant' u een virtuele boom. Zo bouwt u uw eigen bos. Pakt u toch uw telefoon binnen de focustijd? Dan gaat de boom dood en komt hij niet in het bos. Een speelse manier om focus te houden! 

Hoe veel u ook te doen heeft, vergeet niet om regelmatig pauzes in te plannen. U bent ondernemer, geen robot. Op tijd rust pakken zorgt voor een productievere werkdag en is dus ook een belangrijk onderdeel van uw timemanagement.

Een goede manier om te zorgen dat u op gezette tijden even een rustmomentje krijgt, is werken met de Pomodorotechniek. Voor deze manier van tijdmanagement heeft u een kookwekker nodig (de bedenker van deze techniek gebruikte een kookwekker in de vorm van een tomaat, vandaar de naam 'Pomodoro') of andere timer.

De techniek kent 5 stappen:

1. Kies welke taak u gaat uitvoeren. Houd hierbij de Eisenhower matrix in het achterhoofd om zo te bepalen wat prioriteit heeft.
2. Stel de kookwekker of timer in op 25 minuten.
3. Werk gefocust aan de gekozen taak tot de wekker afgaat.
4. Neem een korte pauze van 5 minuten. Haal bijvoorbeeld even iets te eten of drinken, of doe wat rekoefeningen.
5. Ga door met het volgende tijdvak van 25 minuten. Na elk vierde tijdvak van 25 minuten neemt u een langere pauze tussen de 15 en 30 minuten.