Online samenwerken

Een digital workspace is een online platform voor samenwerken. Zo’n workspace bevat alles wat u nodig heeft. U hoeft dus geen lokale programma’s meer te installeren op individuele computers. Bekende voorbeelden van digitale workspaces:

Office365: de workspace van Microsoft. Office365 bevat alle Office programma’s die u waarschijnlijk wel kent, zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint. De programma’s worden automatisch geüpdatet en u kunt alle bestanden opslaan in de cloud. 

Google G-Suite: de workspace van Google. De G-suite heeft ongeveer dezelfde functionaliteiten: Gmail, Google docs, Google spreadsheets, etc. Een extra voordeel van de G-suite is dat tegelijk online samenwerken in een document ook mogelijk is.

Waar collega’s op kantoor vaak even naar elkaar toe lopen, is het belangrijk om ook online elkaar gemakkelijk en laagdrempelig op te kunnen zoeken. Voor kleine vragen is het prettig om een chatbericht te sturen. Dat kan met de volgende online samenwerken tools:

Slack is meer dan alleen een chat-programma. Binnen Slack is het mogelijk om verschillende ruimtes (‘kanalen’) te creëren, bijvoorbeeld per project, per team of op basis van een specifiek onderwerp. Slack vormt de basis vanuit waar iedereen werkt en vervangt daarmee grotendeels interne e-mails. Via Slack is videobellen (met meerdere mensen tegelijk) ook mogelijk.

Skype is ooit bedacht als alternatief voor bellen, maar dan via het internet. Via skype kunt u bellen en videobellen, maar ook chatberichten sturen. In beide gevallen is het mogelijk om een groep aan te maken en met meerdere mensen tegelijk te communiceren.

Teams is van Microsoft en kan gekoppeld worden aan Office365. Via Teams kunt u online samenwerken, bestanden uitwisselen, videobellen en chatten.

Google chat is onderdeel van de Google G-Suite. Het is een simpele chatfunctie waar ook groepschats aangemaakt kunnen worden. Gebruikt uw bedrijf Gmail, dan zien medewerkers vanzelf een pop-up in hun mailbox verschijnen zodra ze een chatbericht ontvangen.

Bij veel online samenwerken is het prettig om elkaar toch regelmatig te zien. Naast alle chatberichten en telefoongesprekken is videobellen dus een welkome aanvulling. Zoals genoemd is het ook mogelijk om met tools zoals Slack, Skype en Teams te videobellen. Daarnaast zijn dit handige tools voor online samenwerken en videobellen:

Zoom is een veelgebruikte zakelijke tool voor videobellen. Zoom wordt vaak gebruikt voor online vergaderingen, maar ook voor webinars en online events.
Google Meet werkt heel simpel als uw bedrijf gebruik maakt van Gmail en de Google agenda. Plan een meeting in de agenda en kies voor ‘Google Meet vergadering toevoegen’. Er verschijnt dan automatisch een button in de afspraak die linkt naar een videocall. Iedereen die is uitgenodigd voor de afspraak kan zo direct deelnemen, ook als degene die is uitgenodigd zelf niet met Google werkt.
Webex is een professionele applicatie om te videobellen. Het is hier - net zoals bij de eerder genoemde tools - ook mogelijk om je scherm te delen.

Lopen er in uw bedrijf veel verschillende projecten of werkt u voor veel verschillende klanten? Dan kan het handig zijn om een tool voor projectmanagement aan te schaffen. Er zijn ontzettend veel opties en welke tool past bij uw organisatie, is afhankelijk van uw behoeftes. Deze tools voor online samenwerken worden door veel bedrijven gebruikt:

Monday werkt met een overzichtelijk dashboard waarin u kunt zien wat de status is van alle projecten die lopen. Het is gemakkelijk om de planning aan te passen en Monday werkt samen met allerlei andere tools.

Asana geeft overzicht in een tijdlijn én dashboard en geeft direct inzicht in waar en wanneer de planning uitloopt. Ook is het mogelijk de werkdruk te analyseren en Asana is te koppelen aan andere tools.

Jira is een tool voor agile werken. Werkt uw bedrijf in sprints, dan helpt Jira om te prioriteiten te bepalen en de progressie bij te houden.

Trello werkt als een soort prikbord, waarbij u notities maakt van taken die gedaan moeten worden. Per taak kunt u bestanden toevoegen en vragen stellen aan personen die betrokken zijn bij het project. De taken kunt u eenvoudig verslepen van ‘to do’ naar ‘in progress’ of ‘done’.

Basecamp brengt verschillende onderdelen van een project samen. Denk aan berichtenborden, takenlijstjes, schema’s, bestanden opslaan en uitwisselen, een groepschat en automatische statusupdates. Basecamp werkt ook samen met andere tools.

Het online delen van bestanden kan meestal ook gewoon via e-mail, een digital workspace of zelfs een chatprogramma. Toch hebben deze programma’s vaak beperkingen, vooral als het gaat om grote bestanden. Om te voorkomen dat de mailbox vol raakt, zijn dit handige tools om online bestanden te delen:

OneDrive is van Microsoft en kan gekoppeld worden aan Office365. U moet een abonnement afsluiten om OneDrive te kunnen gebruiken.

Google Drive is onderdeel van de Google G-Suite. Heeft u een Google-account, dan heeft u automatisch een aantal GB’s beschikbaar om bestanden op te slaan op de Google Drive. Voor bedrijven is het noodzakelijk om tegen betaling meer ruimte aan te schaffen.

Dropbox werkt met een mappenstructuur waarbij u per map kunt bepalen welke mensen toegang hebben tot de bestanden die erin staan. De bestanden zijn opgeslagen in de cloud en altijd toegankelijk.

WeTransfer is bijzonder geschikt om (grote) bestanden door te sturen die op een specifiek moment nodig zijn. Bijvoorbeeld bij het aanleveren van drukwerk of het delen van een fotoreeks of video met een collega die deze op social media wil plaatsen. Gaat u een bestand versturen via WeTransfer, dan richt u dat aan een e-mailadres en krijgt de ontvanger een link. Via deze link kan hij of zij (tijdelijk) de bestanden downloaden. Na enige tijd (standaard 7 dagen) vervalt de link en zijn de bestanden weer weg.

Out of Office is de podcast-serie over hybride werken, de online werkplek en digitalisering. Hier hoort u over de laatste trends, inzichten en ervaringen van ondernemers. Voor elke podcast reizen podcasthosts Jörgen Raymann en Daphne Depassé naar een andere werklocatie.